場景需求
備件管理是售后工單服務最重要的部分之一，一般備件分散在各倉庫或各門店，通常是線下手動記賬備件的領用和歸還、或調(diào)撥。
由于時間較長，紙質(zhì)數(shù)據(jù)可能存在丟失，因此很難及時盤點數(shù)量，以及追蹤備件的使用人、以及使用情況。
再加上公司的客戶需求量較大，內(nèi)部工程師較多，多個環(huán)節(jié)下來造成數(shù)據(jù)丟失或反映不及時，可能導致企業(yè)重復購置，或購置不及時降低服務人員的完案率（也就是服務不及時），從而降低客戶的滿意度。
重復購置過多的備件會直接影響到公司的資金占用率，也會過度占用大量的倉庫空間，同時也會提高管理備件的成本。
因此我們需要設計并搭建備件管理系統(tǒng)，解決以上場景需求，同時也需要解決如下問題：
- 打通內(nèi)部數(shù)據(jù)，實時更新庫存管理信息，降低或避免重復購置備件。
- 數(shù)字化記錄備件的來源去脈，做到每一條備件的數(shù)據(jù)都有跡可循。
- 智能化自動處理一些工作流，比如庫管同意備件領用后，需自動新建出庫表，并錄入相關信息。
- 降低備件管理的的用人和時間成本，把備件庫的儲備資金壓縮到合理供應最低的水平。
設計思路
在解決問題之前，我們先來梳理備件管理的整個業(yè)務流程：
登記備件信息→采購備件→檢查備件→備件入庫→申請領用→庫管審批→備件出庫→領用設備，具體業(yè)務流程如下圖：
解決技術流程
思考數(shù)據(jù)在運轉(zhuǎn)流程節(jié)點中，需考慮到還需解決其他哪些問題。
比如，庫管同意領取或退回，一般都要登記出入庫表單信息，要不然后續(xù)數(shù)據(jù)對不上，那么這個情況下，我們希望系統(tǒng)能夠自動創(chuàng)建并錄入，所以這時要在流程設置自動創(chuàng)建節(jié)點。
備件領用
提交個人備件申領表→庫管審核同意→工程師領取設備→系統(tǒng)自動創(chuàng)建出庫表
備件退回
提交個人備件退回表→庫管審核同意→設備放回倉庫→系統(tǒng)自動創(chuàng)建入庫表
解決方法
為落地解決具體場景需求，我們需將以上場景需求轉(zhuǎn)化為問題，并進行拆解問題，針對具體問題給出具體的解決方法。
1、如何在出入庫實時更新庫存數(shù)量？
上期內(nèi)容我們分享了庫存管理系統(tǒng)，其中已搭建公司聚合表，子表單的智能引用名稱設置為「剩余可出庫數(shù)量」，其在默認內(nèi)容選擇關聯(lián)數(shù)據(jù)，設置條件如下圖。
選擇相關備件后，即可自動顯示該備件的剩余庫存數(shù)量。
2、同意領用或退回備件時，如何自動創(chuàng)建出入庫表，并錄入數(shù)據(jù)提交？
您可以在流程節(jié)點設置，在審批節(jié)點下方添加自動操作–填寫節(jié)點，配置相關條件后，當審核通過時，數(shù)據(jù)運轉(zhuǎn)到下一個節(jié)點時，系統(tǒng)自動創(chuàng)建并錄入數(shù)據(jù)。
節(jié)省的大量時間，可以用來去做有價值的事情，比如查看和管理備件可視化數(shù)據(jù)視圖、報表，通過數(shù)字化做業(yè)務決策，并推動業(yè)務高效運轉(zhuǎn)。
3、如何在同一頁面查看和處理備件申領、分配、退回的情況？
您可以通過新建儀表盤，添加申領、分配、退回流程審批，為實現(xiàn)高效辦公，也可在儀表盤設置快捷鍵發(fā)起表單，點擊按鈕即可跳轉(zhuǎn)到需填寫的表單頁面，比如常用的入庫表、出庫表、調(diào)撥表。
同時也會遇到一個場景，在審批領用表時，庫管需要再查看下備件的庫存情況，一般情況下流程，先推出審批頁面，再去備件庫存聚合表查詢，然后再回到審批頁面，這樣非常麻煩。
我們可以設置關聯(lián)庫存查詢儀表盤，審批同時也可以在當前頁面查詢，是不是非常方便？
4、如何自動生成個人備件庫存報表？
您只需新建聚合表單，設置相關條件后，錄入數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)將會自動生成個人庫存報表。
5、如何通過關聯(lián)備件相關信息，在填寫出入庫單時聯(lián)動顯示備件信息？
您可以在子表單添加智能引用字段控件，設置其相關條件，即可實現(xiàn)一鍵關聯(lián)所有的信息。
模塊設計
針對以上需求，我們需用到三個功能，分別是流程表單、儀表盤、聚合表。
通過以上需求和拆解問題，我們將備件管理分為三個部分，分別是備件基礎信息的管理、個人領用/退回備件的管理、庫管待辦管理。
1、備件管理
主要查看、管理多個備件的信息。
2、個人備件庫管理
主要管理申領備件、退回備件、分配備件多個表的數(shù)據(jù)，并進行處理，同時查看個人庫存報表數(shù)據(jù)。
3、庫管首頁儀表盤
幫助庫管在當前頁面快速處理多個待辦事宜，并在當前頁面發(fā)起表單進行處理。
那如何根據(jù)以上解決思路、流程、模塊設計等去搭建系統(tǒng)？我們將在下一篇內(nèi)容手把手教會大家搭建，請持續(xù)關注我們。
感謝大家的閱讀，最后推薦大家閱讀工單管理、客戶管理、庫存管理內(nèi)容，可以用來自己搭建，或?qū)σ陨舷到y(tǒng)進行調(diào)整。
如果在設計或搭建上有些問題，可在首頁添加客服進行咨詢哦~
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