在做工程項(xiàng)目時，最讓項(xiàng)目經(jīng)理頭疼的，莫過于工程項(xiàng)目資料存檔管理。
因?yàn)檫@其中涉及的資料非常多，既包括項(xiàng)目建設(shè)前期的土地征用協(xié)議、招投標(biāo)文件，也包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)審批文件、批準(zhǔn)概算書、預(yù)算書，還包括建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的工程開工報告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工圖紙、工程決算報告等。
面對復(fù)雜繁多的檔案資料，想要進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)管控，需要解決很多實(shí)實(shí)在在的困難。
會博通相繼實(shí)施落地過上百個工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。總結(jié)不同工程企業(yè)或事業(yè)部所面對的項(xiàng)目檔案管理難題，可總結(jié)為4個方面：
1.項(xiàng)目管理涉及的參建單位較多，文件管理職責(zé)分工不明確，對范圍內(nèi)應(yīng)收集、歸檔的文件材料不清楚，檔案收集不齊全也不容易追溯。
2.歸檔材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求。諸如文件格式不規(guī)范、簽訂手續(xù)不完整、不真實(shí)，使用不耐久字跡材料記錄文件等現(xiàn)象比較多。
3.案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范，案卷題名沒有提示卷內(nèi)文件的全部信息。如：質(zhì)量評定表及原材料實(shí)驗(yàn)報告等項(xiàng)目內(nèi)容只編寫為竣工資料字樣、沒有注明工程名稱。
4.平時對項(xiàng)目資料不注意收集，工程收尾臨近工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收時才突擊整理，造成文件材料不能及時歸檔，很難保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整與準(zhǔn)確。
為解決工程項(xiàng)目資料存檔管理在協(xié)作、規(guī)范、即時等方面的難題，會博通專門提供了流程化協(xié)作、實(shí)時歸檔與表格打印功能，創(chuàng)造性的幫助工程項(xiàng)目科學(xué)高效歸檔，有效提升工程項(xiàng)目質(zhì)量和成效。
1.業(yè)務(wù)流程化，統(tǒng)一規(guī)范項(xiàng)目檔案資料
在項(xiàng)目資料存檔管理當(dāng)中，會博通為工程項(xiàng)目人員提供了審批流功能。所有需要審核的檔案、文件都需要通過流程審批的方式，經(jīng)審核確定無誤后，方能進(jìn)行歸檔入庫。整個審批流程的審批體系，既可以包括企業(yè)內(nèi)部人員，也可以覆蓋企業(yè)外部人員。
若遇到需要外部協(xié)作的情況，只需要將文件鏈接發(fā)送給對方，對方即可立刻進(jìn)入到審批的流程當(dāng)中來，便捷參與檔案資料審批等各種工作。
此外，系統(tǒng)還提供了豐富的資料模板。你可以用會博通檔案管理當(dāng)中提供的資料模板，比如：項(xiàng)目組成員表、任務(wù)書、項(xiàng)目WBS表、項(xiàng)目進(jìn)步進(jìn)化表、項(xiàng)目風(fēng)險管理表、項(xiàng)目溝通計(jì)劃表、項(xiàng)目會議既要、項(xiàng)目狀態(tài)報告表、項(xiàng)目變更管理表、項(xiàng)目總結(jié)表等經(jīng)典十大項(xiàng)目管理表格。當(dāng)然，你也可以在系統(tǒng)當(dāng)中創(chuàng)建具備企業(yè)特色的資料模板，以此來規(guī)范檔案資料的填寫。
2.檔案即時歸檔，告別突擊整理時的忙亂
會博通在項(xiàng)目資料存檔管理上，可以同步接通多個系統(tǒng)，比如企業(yè)微信、釘釘、ERP等等，在第三方平臺上溝通的文件會同步實(shí)時導(dǎo)入到會博通當(dāng)中。
項(xiàng)目檔案員可以手動勾選需要?dú)w檔的文件、資料并在線鑒定，一鍵式操作即可將之實(shí)時歸檔進(jìn)入項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)中，不需要再在項(xiàng)目臨近尾聲的時候，專門花費(fèi)額外的時間進(jìn)行檔案資料整理，使得項(xiàng)目管理工作更從容，也更有序。
如果是多用戶版本，也可以將多人納入到檔案管理工作當(dāng)中，用多線程的方式進(jìn)一步細(xì)化、優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理資料。比如，你可以將每一個子項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人納入到歸檔工作中，由它將子項(xiàng)目涉及的資料實(shí)時上傳，再設(shè)定專人審核。
與此同時，會博通系統(tǒng)當(dāng)中提供了多維度的權(quán)限控制，在多人參與協(xié)作的過程中，你完全不用擔(dān)心檔案凌亂與安全問題。
3.批量打印表格，案卷信息規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
針對案卷擬寫不規(guī)范的問題，會博通工程項(xiàng)目檔案管理平臺，為用戶提供了豐富的批量打印表格功能。通過該功能，用戶可以自由便捷打印卷內(nèi)目錄、備考表、封面、背脊等。表格模板均按照規(guī)范要求設(shè)定，可以非常好地解決案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范、信息不全的問題。
會博通工程項(xiàng)目資料存檔管理平臺，貫穿立項(xiàng)、審批、評估、收付款全過程，解決了工程檔案資料在管控過程中出現(xiàn)的資料不全、不合規(guī)的問題，以高效靈活的流程管理，全面支持工程企業(yè)項(xiàng)目積累、分享、利用和創(chuàng)新。
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