ID：內(nèi)審師修行與實戰(zhàn)
實際業(yè)務(wù)中的問題
你能相信：一家老企業(yè)，從來沒有做過合同臺賬嗎？
不審計不知道，以為集團下屬所有公司都是統(tǒng)一的合同臺賬模板，因為集團財務(wù)是集權(quán)式，大多的合同臺賬也都是財務(wù)部門在設(shè)計和使用。
但審計過程中發(fā)現(xiàn)，真的就有公司沒有設(shè)置合同臺賬，甚至合同清單都沒有，更不完整。
比如，一家商業(yè)公司和建筑公司下屬的一家子公司，都是十多年的老企業(yè)，但是從來沒有做過合同臺賬，甚至不知道有這東西。
如果不是在進行其他審計時，需要合同臺賬信息，還真不知道他們壓根兒沒做過臺賬。
再加上，各公司臺賬模板不一樣，不是缺這兒就是少那兒。
于是一咬牙，就擬定了一份專項審計計劃：合同臺賬管理審計。
事實上，大多公司對于合同臺賬，并沒有嚴格和明確的制度要求，也沒有規(guī)范統(tǒng)一的模板，都是各公司財務(wù)或?qū)I(yè)口自己做的。
所以，審計依據(jù)不多，可參照的標準也不甚明確。
但是，為了規(guī)范業(yè)務(wù)，提升效率，改善管理，還是做了審計立項。
出干貨吧！
問題1：沒有設(shè)立臺賬
沒有臺賬就沒有日常的合同關(guān)鍵信息維護，就缺少合同執(zhí)行節(jié)點管控力度（財務(wù)和業(yè)務(wù)部門），更不利于合同付款審核，和不利于信息共享。
可能很多人說：我們已經(jīng)上了成本和收入系統(tǒng)，不需要單獨建立手工臺賬了。
我們要明確一點兒，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的合同內(nèi)容是基本業(yè)務(wù)需求的，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不利于及時使用，再說，系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的查看更為復(fù)雜，也需要更多的權(quán)限設(shè)置。
總之，不能因為業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)有合同信息就放棄設(shè)置合同臺賬，除非你有專門的合同臺賬軟件。
問題2：把“臺賬”與“清單”弄混淆
明明是《合同臺賬》，硬生生地做成了《檔案清單》，非指著清單稱之為“臺賬”。
我們要先明確什么是臺賬？
臺賬是一套流水賬，是需要及時更新和登記的，作為合同臺賬，并不是把合同名稱一寫就完事兒了。
它必須包括各節(jié)點的付款信息，支付一次，或開一次票就要登記一次。
臺賬的價值是信息的及時共享，在有部門和人員咨詢時，能夠及時提供他們所需要的信息。
雖然我們不要求把所有信息都弄進臺賬里，但最基本的信息必須要有。
比如：日期、名稱、主體、編號、金額、付款時間節(jié)點、實付金額和支付方式、保證金、履約保證金、備注等。
而不是，只記錄個合同名稱就完事了，那只能算檔案清單，而不是臺賬。
問題3：合同名稱千篇一律
最討厭一些人在登記合同臺賬時，把合同名稱登記成一模一樣，比如：采購合同、招商合同、廣告合同。
你去查合同時，根本分不清哪個是哪個兒。
他們會說：“你可以看乙方名稱??！”
關(guān)鍵他媽的合同臺賬內(nèi)的乙方，不是合同主體中的乙方，而是一個自然人名字。
因為習慣上，他們平時都用乙方老板或?qū)尤说拿Q來登記乙方。
問題4：不含稅點
在營改增之前，是不要求這一點兒的，但營改增之后就不一樣了。
合同臺賬內(nèi)，你總得分清是專項發(fā)票、普通發(fā)票，稅點是1%，3%,6%,9%,11%或13%吧，總不能讓人再去查發(fā)票才知道是稅率多少吧？
問題5：不含合同的收付款節(jié)點兒
如果是成本類的合同臺賬，其實可以不登記應(yīng)付款的節(jié)點，因為好多是按實際進度來支付的，但是各節(jié)點的標準要在臺賬內(nèi)顯示，實際支付的節(jié)點一定要包括時間、金額和方式；
如果是收入類的臺賬，尤其是租金收取，首付分期款的收取，這些必須設(shè)計各個應(yīng)收節(jié)點和實收節(jié)點，并且要計算出逾期違約金。
問題6：質(zhì)保金和履約保證金
這些都屬于合同的經(jīng)濟條款，最好都納入到合同臺賬中，有利于審核各項收支。
問題7：應(yīng)區(qū)別開票金額，和實際收支金額
很多時候，并不是開了多少發(fā)票，就一定會收支多少錢，好多是要掛應(yīng)收應(yīng)付款的。
所以，臺賬內(nèi)最好區(qū)分開票據(jù)金額和實際金額。
問題8：合同臺賬模板
我們審計之后，要求集團統(tǒng)一合同臺賬模板，說實話，由于集團名下業(yè)務(wù)類型差異較大，有地產(chǎn)開發(fā)公司、建筑公司、商業(yè)公司、勞務(wù)公司、教育公司、農(nóng)林公司、廣告公司、服務(wù)商留公司、制造加工廠等。
跨行業(yè)，跨業(yè)務(wù)過于明顯，所以，也不合適只出具一套合同臺賬模板。
合同臺賬模板的最大用戶，是財務(wù)部門。
最終，只得讓不同領(lǐng)域的財務(wù)人員，根據(jù)各自業(yè)務(wù)需要，設(shè)計自己的臺賬。
于是，出現(xiàn)了這么一種情況：
要么是臺賬信息量過大，做一個總表，后面鏈接各個分表（有人覺得這樣的好用，而事實上，大多數(shù)人覺得不好用）。
要么只做一張臺賬表，所有信息都填列在里面。
因為關(guān)鍵信息都有，我們也不好要求他們必須保持一致。
但是，我們需要提出一個臺賬設(shè)計原則：關(guān)鍵信息必須有，要盡量簡單易用，可共享，可理解。
問題9：手工登記錯誤
手工臺賬，總是避免不了手工登記錯誤，包括名稱、金額、各節(jié)點數(shù)據(jù)等等。
這需要我們抽取一部分合同查看具體的合同信息，以及付款信息。
當然也有其他的一些問題，就不細說了。
結(jié)語
雖然合同管理臺賬很有用，但并不是所有人都覺得它有用，甚至有人覺得它是累贅。
小編不認為不做合同臺賬就是錯誤的，也不認為臺賬做得非常詳細就是好的。
仍舊是：與公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求相匹配為佳。
請多多關(guān)注轉(zhuǎn)發(fā)！
版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻，該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務(wù)，不擁有所有權(quán)，不承擔相關(guān)法律責任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權(quán)/違法違規(guī)的內(nèi)容， 請發(fā)送郵件至 舉報，一經(jīng)查實，本站將立刻刪除。