有效的合同管理不僅包括制定和簽署協(xié)議，這是一系列行動，從最初階段就指導(dǎo)你制定處理每份公司協(xié)議的整體流程，直到完成合同的所有步驟。
清楚了解每一階段的情況，是確保合同管理過程符合所有要求和目標(biāo)，以取得最佳結(jié)果的重要方法。以下是合同管理的七個基本階段：
1. 規(guī)劃階段
在實現(xiàn)一個流程之前，開發(fā)一個最適合你公司需求和資源的系統(tǒng)很重要。為了保持精簡有序，開發(fā)可以在全公司范圍內(nèi)實施的合同管理流程也很重要。
你的合同管理策略是一個靈活的路線圖，包括考慮所有類型的公司協(xié)議的流程，從標(biāo)準(zhǔn)的雇傭合同到非常具體和復(fù)雜的交易的文書工作。制定策略的第一步是確定你的需求，包括回答以下問題：
○需要管理哪些類型的合同和數(shù)量是多少？
○是否有反復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議？這些標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議需要包括什么？
○誰負責(zé)合同管理的每個階段，他們需要什么來完成工作？
○過去發(fā)生過哪些常見問題，或者在典型合同的管理過程中可能出現(xiàn)哪些問題？
○執(zhí)行合同策略需要哪些資源？
了解合同管理的其余階段有助于為流程提供信息。
2. 實施階段
對合同管理流程進行概述后，就需要在開始使用之前實施你的計劃。這包括部署合同管理軟件來幫助執(zhí)行與合同相關(guān)的任務(wù)，以及將你的合同遷移到一個集中的存儲庫。
實施計劃的關(guān)鍵部分是入職培訓(xùn)——確保每個參與人都理解你的合同管理愿景和目標(biāo)，并熟悉他們將使用的工具。
3.合同前階段
建立了合同管理基礎(chǔ)后，就可以開始為新合同實施它了。這意味著為更標(biāo)準(zhǔn)的情況制定新的合同或?qū)嵤影鍏f(xié)議。合同管理這一階段的關(guān)鍵挑戰(zhàn)是制定一份具體的文件，以滿足你的需求并降低風(fēng)險。
4. 交接階段
參與執(zhí)行合同的個人與談判合同的人不同是很常見的。因此，為了保證合同如期履行，保證順利交接尤為重要。與其假設(shè)利益相關(guān)者已經(jīng)擁有他們需要的一切，不如花一些時間瀏覽合同細節(jié)并確認角色、職責(zé)和里程碑。
5. 合同階段
合同階段是合同的所有目標(biāo)都實現(xiàn)的時候——如果你管理得當(dāng)?shù)脑挕５侥壳盀橹?，你所做的很多合同管理工作都是為了讓你做到這一點。
但合同階段并不能自行管理——在這個階段，你必須密切關(guān)注協(xié)議中列出的所有條款，并定期進行監(jiān)督，確保一切都按計劃進行。為此制定一個計劃是很有用的，對關(guān)鍵里程碑和績效指標(biāo)有清晰的認識，這讓你確認一切都在軌道上——或者在出現(xiàn)任何問題時提供一個早期預(yù)警系統(tǒng)。
6.續(xù)簽前階段
沒有什么東西是永恒的——即使是你的合同。你的協(xié)議可能會以幾種方式結(jié)束：一次性協(xié)議可能會自然結(jié)束，你可以續(xù)簽協(xié)議，或選擇終止協(xié)議。通常會有特定的條款——甚至可能是懲罰或違約行為，如果你沒有做任何事情，那可能會影響結(jié)果，這就是為什么要積極和及時地考慮合同結(jié)束的重要性。
評估你的合同執(zhí)行情況，決定你是否想續(xù)簽或做任何變更。確保所有利益相關(guān)者都知道終止日期和續(xù)簽日期，并且你有足夠的時間在做出任何決定之前考慮所有信息。
7. 合同后階段
當(dāng)合同結(jié)束，仍有一些工作要做，以確保一切都妥善處理。這包括確保已滿足終止條件、開具或支付最終發(fā)票，并將合同存檔。執(zhí)行合同事后分析也很有用，它可以提供有價值的信息，從而改進未來合同的結(jié)果。
有效的合同管理工具
通過上述七個階段，可以更好地掌握合同流程并避免一些挑戰(zhàn)。管理所有這些任務(wù)，現(xiàn)代合同管理工具能簡化整個合同管理流程。
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