合同管理是當(dāng)事人雙方或多方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，雖不等于法律，但依法成立的合同具有法律約束力。在市場競爭日趨激烈的當(dāng)今，加強合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟效益的最佳途徑。
一般來說，單位合同管理流程可以被分為合同準(zhǔn)備、合同簽署、合同履行、合同歸檔四個階段，包含合同文本的擬定、審核、簽署、執(zhí)行與歸檔等環(huán)節(jié)。
在每個階段，合同管理都會遇到不同的問題。
1.合同準(zhǔn)備階段
合同文本內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，如合同文本擬定過程中出現(xiàn)合同條款不完整、內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、甚至存在重大疏漏和欺詐等問題。
2.合同簽署階段
在簽署階段，合同審批流程非常的復(fù)雜，往往需要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、管理層、財務(wù)等多層審批，耗時長、合同簽署效率低下。另外，也存在合同被代簽、冒簽，合同印章管理不當(dāng)，簽署后合同被篡改、遭泄露等隱患。
3.合同履行階段
人工管理不易跟蹤合同履行情況，重要節(jié)點無法及時處理，造成合同審批程序復(fù)雜，效率低下。另外，合同執(zhí)行過程中忽視變更管理，導(dǎo)致合同糾紛出現(xiàn)，結(jié)果損失嚴(yán)重；
4.合同歸檔階段
由于單位合同種類多，數(shù)量巨大，管理工作量大、成本高，且在保管過程中易被偷竊、篡改、泄密。
傳統(tǒng)紙質(zhì)合同管理流程中的每一個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險隱患。為了避免風(fēng)險產(chǎn)生，企業(yè)需要一款安全、便捷的合同管理方式——易臣合同管理系統(tǒng)。系統(tǒng)不僅重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理，動態(tài)性幫助用戶單位關(guān)注履約全過程的情況變化。
易臣合同管理系統(tǒng)
對合同進行體系化、動態(tài)化、全流程地管理，從合同起草到簽約流程發(fā)起、完成簽署、合同執(zhí)行的全周期管理，打造電子化、流程化的電子合同管理平臺，有規(guī)范合同管理的同時，讓合同管理更安全，更高效。
合同準(zhǔn)備，快速起草合同
建立協(xié)同單位各業(yè)務(wù)板塊的標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，形成合同模板，在收集以前合同談判中的經(jīng)驗，如主要負(fù)責(zé)人、律師的意見的基礎(chǔ)上，規(guī)定哪些條款變動可以接受，哪些可以談判，哪些則絕對不能變動，單位在此基礎(chǔ)上對合同條款進行自定義編輯修改，安全、快速起草合同。
場景展示1：合同起草
在線快速起草、編輯合同，支持套用對應(yīng)合同范本，關(guān)鍵信息導(dǎo)入，合同正文自動生成。
場景展示2：合同模板
建立覆蓋各業(yè)務(wù)、部門的合同范本庫，支持多種合同范本、以及合同范本的在線編輯，提高合同起草效率。
合同審批，在線處理、安全簽署
在線極速處理合同審批，從合同起草、提交審批、合同簽署、存證歸檔到履約過程中的變更、查詢、統(tǒng)計，整個合同管理過程實現(xiàn)全程數(shù)字化，助力用戶單位快速推進業(yè)務(wù)流程，有效縮短合同審批周期。
場景展示1：合同審批
靈活定義合同審批流程，領(lǐng)導(dǎo)線上實時審批，完成從合同起草到合同簽署，實現(xiàn)全流程記錄、全節(jié)點見證。
場景展示2：安全簽署
易臣合同管理系統(tǒng)不僅可以滿足不同企業(yè)內(nèi)部審批流程的需要，同時能實現(xiàn)更高效和更安全的簽署方式，支持多重驗證簽署方式，杜絕冒簽、代簽，合同被泄露、篡改等隱患。
合同跟進，全程智能監(jiān)控
從起草到履約，在線實時跟蹤合同全生命周期，合同監(jiān)控過程全電子化，在線即可及時了解合同流程節(jié)點執(zhí)行者履行情況，根據(jù)合同進度進行跟蹤、監(jiān)督和檢查，確保用戶實時了解合同的執(zhí)行過程和執(zhí)行結(jié)果，有利于用戶發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的偏差，及時提出糾察和措施。
1、監(jiān)管合同流程進度
2、監(jiān)管合同借閱記錄
3、一鍵催辦推送負(fù)責(zé)人
4、監(jiān)管合同付款日期及金額
5、提醒合同剩余天數(shù)
場景展示：監(jiān)管合同變更記錄
在履約過程中合同變更是正常的事情，特別是遇到對自己不利的變化，系統(tǒng)支持對原合同進行及時的修改、變更、補充或中止和終止。
合同歸檔存儲
合同歸檔存儲過程中涉及到合同的歸檔、檢索、借閱、狀態(tài)管理等環(huán)節(jié)。合同簽署完后，系統(tǒng)會自動通知歸檔人員入庫歸檔，歸檔信息包括合同金額、起止時間、合同執(zhí)行狀態(tài)等各標(biāo)簽，并可關(guān)聯(lián)合同項目，合同所屬項目及成員一目了然。
場景展示1：合同檢索
可通過關(guān)鍵詞搜索、按組織架構(gòu)/文件類型分類快速查找，一鍵搜索讓文件歸類管理更便捷。
場景展示2：合同借閱
合同被歸檔入庫后會自動加密，其他人如需查看則需要申請借閱權(quán)限，權(quán)限可細(xì)分至每位人員，也可按時效性開啟，到期自動回收閱讀權(quán)限。
合同統(tǒng)計，多維度分析合同情況
支持合同數(shù)據(jù)自動生成多類型圖表，可視化數(shù)據(jù)有效提高合同分析效率，支持統(tǒng)計報表快速自動生成，有助用戶進行付款、簽約等多維度分析合同情況，數(shù)字化支撐合同管理更高效，為企業(yè)決策提供依據(jù)。
應(yīng)用價值
易臣合同管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于大型企業(yè)集團、政府、事業(yè)單位，不受時間和地域的限制，讓用戶單位實現(xiàn)隨時隨地在線進行合同審核及簽署等操作，充分提高合同簽署效率，節(jié)省不必要的時間與人力成本。
1、電子化合同管理，實現(xiàn)全流程精細(xì)化協(xié)同管理
2、實時監(jiān)控合同處理進度，提示合同管理效率嚴(yán)格規(guī)范流程
3、規(guī)范管控合同信息，實現(xiàn)合同風(fēng)險閉環(huán)管理
4、合同數(shù)據(jù)可視化，多維度數(shù)據(jù)可視化
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