采購管理流程是很多企業(yè)用于獲取物資或服務(wù)的一種關(guān)鍵步驟。采購管理流程對企業(yè)至關(guān)重要，因為它們可以對利潤和支出產(chǎn)生會有直接的影響。
由于各個企業(yè)有不同的需求和目標，采購管理流程可能會有所不同。雖然與其采購流程相關(guān)的細節(jié)可能有所不同，但主要步驟中會存在一些共同點。那么一般企業(yè)采購管理主要流程有哪些呢？
1、采購計劃需求
當(dāng)企業(yè)中的任何業(yè)務(wù)組織需要從外部供應(yīng)商獲得貨物/服務(wù)時，采購計劃周期就開始了。因此，采購過程的第一步需要了解并統(tǒng)計企業(yè)中所有業(yè)務(wù)組織的需求。這提供了支出領(lǐng)域和類別的可見性，以確定通過支出分析節(jié)省成本的領(lǐng)域。
2、供應(yīng)商的選擇與考核
采購組織的職責(zé)之一就是為公司節(jié)約成本，選擇高品質(zhì)的產(chǎn)品，因此需要考核供應(yīng)商是否達到自己的要求，要判斷供應(yīng)商的好壞。
一旦業(yè)務(wù)單位確定了他們的需求，那么下一步便是選擇提供商品/服務(wù)的潛在供應(yīng)商名單。這個過程涉及簡單的網(wǎng)絡(luò)搜索或通過更結(jié)構(gòu)化的措施。
這個過程的目的是考核評估相關(guān)供應(yīng)商。評估指標包括定價、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)聲譽和認可、保修和保證條款以及客戶服務(wù)。
3、詢價、比價、議價
作為采購方，一般都在談判中有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，關(guān)鍵是把這些優(yōu)勢發(fā)揮到什么地步。把供應(yīng)商壓榨到無利可圖絕對不是明智之舉。采購要做的是真正理解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，讓它有一定的利潤，但又不要牟取暴利，這需要一些成本估算方面的知識。
4、與選定的供應(yīng)商簽訂合同
在選擇供應(yīng)商滿足企業(yè)的要求之后，合同流程就開始了。對于任何企業(yè)來說，簽訂合同都是創(chuàng)造最大價值和促進買方與供應(yīng)商合作的關(guān)鍵步驟。這個過程包括評估價格結(jié)構(gòu)、工作范圍、條款和條件、交付時間等關(guān)鍵因素。
5、在收到發(fā)票后完成付款流程
供應(yīng)商收到采購訂單后，會發(fā)送一張發(fā)票，說明所要求的商品/服務(wù)的價格。一旦企業(yè)獲得了PO并開出了發(fā)票，采購團隊就會對其進行匹配以確保質(zhì)量和數(shù)量。
根據(jù)企業(yè)與其供應(yīng)商之間建立的支付條款，在交貨前或交貨后支付。
6、檢驗與入庫
根據(jù)付款和合同條款，供應(yīng)商提供貨物/服務(wù)。采購產(chǎn)品服務(wù)到達企業(yè)后，相關(guān)負責(zé)人都要依據(jù)采購訂單信息對產(chǎn)品的送達時間、數(shù)量、質(zhì)量等進行檢查，核查無誤后，才可入庫。同時，物資的入庫倉編號、位置、保管方式等，也要按照采購訂單制作的計劃作出具體指示。
7、采購結(jié)算記錄
采購結(jié)算管理是采購管理的最終環(huán)節(jié)，在供應(yīng)商履行完全部合同義務(wù)后，企業(yè)要在規(guī)定的時間內(nèi)向供應(yīng)商結(jié)算賬款。在收到交付后，作為最佳實踐，有效地存儲所有發(fā)票以跟蹤支出和企業(yè)內(nèi)的各種支出類別是很重要的。
最后的話
與過去的采購流程相比，采購已經(jīng)成為一個企業(yè)必要的策略。而要追求采購經(jīng)濟效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關(guān)鍵的關(guān)鍵，就是要努力追求科學(xué)采購。隨著采購流程越來越復(fù)雜化，現(xiàn)今很多企業(yè)便紛紛利用現(xiàn)代的采購軟件來簡化復(fù)雜的采購流程。
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使用像8Manage SRM一樣可靠的采購管理軟件，便能有效的簡化采購流程將加快采購效率，可以更好地控制并監(jiān)視采購生命周期的每個階段。
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8Manage SRM還針對系統(tǒng)內(nèi)部用戶及供應(yīng)商用戶提供APP微信H5應(yīng)用，以便利雙方機構(gòu)更方便及時地處理業(yè)務(wù)信息。同時，8Manage系統(tǒng)具有高靈活度和流程可配置功能，使得系統(tǒng)盡可能的適應(yīng)企業(yè)的管理流程要求。
各個企業(yè)有不同的采購需求和不同的采購流程管理，但如果利用自動化的采購管理軟件以此來加快采購流程，便能為企業(yè)很好的節(jié)省了時間和資源，讓企業(yè)在同行競爭中脫穎而出。
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