項(xiàng)目失敗的代價(jià)很高。通過(guò)進(jìn)度跟蹤，你可以預(yù)見(jiàn)問(wèn)題，并采取必要的措施引導(dǎo)項(xiàng)目回到正軌。
根據(jù)最近的一項(xiàng)研究，由于項(xiàng)目表現(xiàn)不佳，組織平均浪費(fèi)了其總投資的11.4%。此外，在那些低估了健全項(xiàng)目管理的重要性的企業(yè)中，67%的企業(yè)認(rèn)為他們的項(xiàng)目徹底失敗了。
每個(gè)項(xiàng)目都涉及幾個(gè)活動(dòng)部分，包括人員、時(shí)間表、預(yù)算、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)和利益相關(guān)者的滿意度。每個(gè)部分都會(huì)影響其他部分，而項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。這就是項(xiàng)目跟蹤的意義所在。
項(xiàng)目跟蹤的好處
項(xiàng)目跟蹤是根據(jù)原始項(xiàng)目計(jì)劃監(jiān)測(cè)項(xiàng)目進(jìn)展的過(guò)程。其目的是一旦發(fā)現(xiàn)偏差（或可能導(dǎo)致偏差的情況），立即采取糾正措施，使團(tuán)隊(duì)保持在正軌上。
如果做得好，項(xiàng)目跟蹤可以使你的團(tuán)隊(duì)能夠：
保持進(jìn)度
當(dāng)你每天、每周或每月跟蹤進(jìn)度時(shí)，就會(huì)知道里程碑是否正在實(shí)現(xiàn)。如果你預(yù)見(jiàn)到項(xiàng)目交付可能出現(xiàn)延遲，你可以：
● 引入更多的人
● 減少項(xiàng)目的范圍
如果因?yàn)轭A(yù)算限制或嚴(yán)格的質(zhì)量要求而無(wú)法使用這些選項(xiàng)，就與客戶或項(xiàng)目發(fā)起人坐下來(lái)協(xié)商延長(zhǎng)期限。
保持在預(yù)算范圍內(nèi)
成本超支是項(xiàng)目失敗的主要原因之一。一般來(lái)說(shuō)，由于不確定性和不斷變化的期望，項(xiàng)目從 A 點(diǎn)到 B 點(diǎn)的旅程絕不會(huì)一帆風(fēng)順。但是，當(dāng)你努力跟蹤并嚴(yán)格控制項(xiàng)目支出時(shí)，你更有可能保持在預(yù)算范圍內(nèi)。
最大限度利用資源
了解誰(shuí)在做什么以及哪些任務(wù)落后，使你能夠做出必要的資源調(diào)整。也許員工A不是處理某項(xiàng)任務(wù)的最佳人選。也許員工B的工作負(fù)荷有點(diǎn)太滿了，而員工C卻坐在那里等著任務(wù)的到來(lái)。
當(dāng)你對(duì)團(tuán)隊(duì)的工作量有清晰的認(rèn)識(shí)時(shí)，任務(wù)就會(huì)被更均勻地分配，并且可以在需要的時(shí)候和地方提供幫助。
如何跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展
追蹤項(xiàng)目進(jìn)展包括幾種方法的結(jié)合：
定期會(huì)議
安排每日或每周的會(huì)議，無(wú)論是在同一個(gè)房間還是通過(guò)視頻會(huì)議的虛擬會(huì)議。利用這些會(huì)議來(lái)討論任務(wù)狀態(tài)的更新、團(tuán)隊(duì)成員可能遇到的任何困難以及可能破壞進(jìn)展的潛在風(fēng)險(xiǎn)。
另外，花時(shí)間與團(tuán)隊(duì)成員單獨(dú)會(huì)面，不僅可以加強(qiáng)關(guān)系，還可以使項(xiàng)目經(jīng)理了解他們是否與團(tuán)隊(duì)在目標(biāo)和期望方面保持一致。
工時(shí)表
工時(shí)表記錄了員工在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，這反過(guò)來(lái)又使項(xiàng)目經(jīng)理能夠：
● 了解哪些員工更適合做哪些工作
● 識(shí)別員工的可用性，以便更均勻地分配工作量
● 準(zhǔn)確指出哪些員工可能需要額外的培訓(xùn)
● 預(yù)測(cè)延誤情況
● 估算預(yù)期成本
備受歡迎的項(xiàng)目管理系統(tǒng)8Manage PM內(nèi)置工時(shí)表，可輕松跟蹤時(shí)間。該軟件可以向項(xiàng)目經(jīng)理很好地展示員工在一段時(shí)間內(nèi)的工作量，及時(shí)了解項(xiàng)目每個(gè)階段花費(fèi)的時(shí)間。員工也可以清晰個(gè)人的責(zé)任，知道如何實(shí)現(xiàn)更好的協(xié)作。
任務(wù)更新
及時(shí)的任務(wù)更新可以讓項(xiàng)目經(jīng)理衡量項(xiàng)目完成的百分比，員工是否遵循質(zhì)量準(zhǔn)則，哪些團(tuán)隊(duì)成員需要幫助，項(xiàng)目支出是否在軌道上，以及項(xiàng)目的整體目標(biāo)是否得到有效溝通。
與8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)配合使用，團(tuán)隊(duì)無(wú)需離開(kāi)平臺(tái)即可輕松發(fā)布相關(guān)任務(wù)和項(xiàng)目更新。系統(tǒng)在整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃和執(zhí)行過(guò)程中貫徹四眼原則，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整和真實(shí)，防止人為作偽，確保任務(wù)和承諾的清晰。
狀態(tài)報(bào)告
每周或每月的狀態(tài)報(bào)告可以讓項(xiàng)目經(jīng)理反思上一周或上個(gè)月的是非曲直。他們可以將學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于尚未完成的項(xiàng)目部分。
8Manage PM系統(tǒng)提供共享視圖、詳細(xì)歷史記錄、活動(dòng)日志、自動(dòng)警報(bào)、提醒和狀態(tài)報(bào)告，以使團(tuán)隊(duì)每個(gè)人保持一致并了解項(xiàng)目最新情況。
該系統(tǒng)最大優(yōu)勢(shì)在于實(shí)時(shí)跟蹤審計(jì)，將所有項(xiàng)目信息集中在一個(gè)易于訪問(wèn)的位置，并且有助實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化和可視化，允許你的管理團(tuán)隊(duì)或整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)時(shí)協(xié)作和溝通。
跟蹤你的項(xiàng)目以取得成功
項(xiàng)目失敗有多種形式：時(shí)間安排不當(dāng)、預(yù)算超支、交付質(zhì)量差、最終用戶不滿意、流程效率低下、溝通不暢——這樣的例子不勝枚舉。這就是跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)于成功至關(guān)重要的原因。使用正確的方法和軟件工具，項(xiàng)目跟蹤可以指導(dǎo)你的團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)，甚至可以在問(wèn)題出現(xiàn)之前就向你發(fā)出警告。
在8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)，每個(gè)項(xiàng)目成員的任務(wù)流轉(zhuǎn)清晰且可追溯，項(xiàng)目信息實(shí)時(shí)準(zhǔn)確同步，發(fā)現(xiàn)異常自動(dòng)預(yù)警，讓你對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行的動(dòng)態(tài)有更直觀和更準(zhǔn)確的把握。
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