2019年新冠疫情爆發(fā)，這場(chǎng)全球范圍的大流行病不僅對(duì)經(jīng)濟(jì)構(gòu)成威脅，還引發(fā)了大家對(duì)經(jīng)濟(jì)衰退的擔(dān)憂。許多先進(jìn)企業(yè)和組織立即轉(zhuǎn)變思路通過(guò)遠(yuǎn)程辦公的方式開展工作。本文為大家介紹適合遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理軟件，項(xiàng)目管理軟件選型指南。
現(xiàn)實(shí)中，遠(yuǎn)程工作是一回事，管理分布式團(tuán)隊(duì)則是另一回事。從跟蹤任務(wù)表到按時(shí)交付項(xiàng)目雖然挑戰(zhàn)很多，但潛在的回報(bào)也很大。
遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理
從本質(zhì)上講，項(xiàng)目管理有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)劃、安排和執(zhí)行工作，使他們能夠在截止日期前交付項(xiàng)目、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
Zoho Projects是基于云端的項(xiàng)目管理軟件，可以解決常見的項(xiàng)目管理痛點(diǎn)問(wèn)題并提高生產(chǎn)力，尤其是在團(tuán)隊(duì)處于遠(yuǎn)程協(xié)作時(shí)，作用更加顯著。
我們整理了一份簡(jiǎn)明扼要的項(xiàng)目管理軟件選型指南，介紹項(xiàng)目經(jīng)理如何在遠(yuǎn)程環(huán)境中更有效地利用項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃、跟蹤和協(xié)作。
項(xiàng)目管理軟件選型指南
1.項(xiàng)目規(guī)劃
項(xiàng)目經(jīng)理與可以看到項(xiàng)目中各個(gè)任務(wù)，掌控著項(xiàng)目能否成功落地，作用不言而喻。建立自下而上的項(xiàng)目計(jì)劃是讓項(xiàng)目成員理解這些目標(biāo)和對(duì)象的關(guān)鍵，使他們遵守項(xiàng)目期限，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成功。
項(xiàng)目管理軟件中甘特圖可視化地表達(dá)了項(xiàng)目規(guī)劃，如項(xiàng)目的運(yùn)行時(shí)間（從開始到結(jié)束）、持續(xù)時(shí)間以及任務(wù)如何分組、重疊和相互鏈接。
甘特圖軟件不僅為遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)計(jì)劃和跟蹤整個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃，還可以創(chuàng)建任務(wù)間依賴關(guān)系、確定關(guān)鍵任務(wù)和創(chuàng)建基線比較不同時(shí)間段地項(xiàng)目進(jìn)度。
2.項(xiàng)目跟蹤
在項(xiàng)目計(jì)劃獲得批準(zhǔn)之后，執(zhí)行成為流程中最重要的階段。在這個(gè)階段，監(jiān)控、跟蹤和報(bào)告成為項(xiàng)目經(jīng)理的核心職責(zé)。
為什么？因?yàn)轫?xiàng)目跟蹤使項(xiàng)目經(jīng)理能夠了解實(shí)際進(jìn)度，并將其與預(yù)期進(jìn)度進(jìn)行比較，從而幫助他們標(biāo)記偏差并快速解決問(wèn)題。
Zoho Projects的項(xiàng)目工時(shí)管理功能可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理明確可計(jì)費(fèi)工時(shí)、任務(wù)完成地工時(shí)并為今后地工作提供參考。最重要的是，工時(shí)表有助于管理團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)人工作量。
3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作
“協(xié)作”這一術(shù)語(yǔ)已經(jīng)從傳統(tǒng)的自上而下的項(xiàng)目管理過(guò)程阻礙個(gè)體和跨職能團(tuán)隊(duì)溝通的階段發(fā)展而來(lái)。
現(xiàn)在，擁抱協(xié)作是一種推動(dòng)創(chuàng)新、讓團(tuán)隊(duì)制定新想法和實(shí)現(xiàn)卓越成果的方法。 現(xiàn)在，基于云的供應(yīng)商提供了出色的服務(wù)，提供實(shí)時(shí)聊天、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和文檔共享等協(xié)作工具。然而，它們大多數(shù)是獨(dú)立系統(tǒng)，需要用戶在多個(gè)平臺(tái)之間切換才能真正協(xié)作。隨著團(tuán)隊(duì)規(guī)模擴(kuò)大和項(xiàng)目時(shí)間的延長(zhǎng)，效率降低地問(wèn)題會(huì)更加突顯。
Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件內(nèi)置了即使溝通插件，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的溝通交流。與Zoho Cliq集成后，在遠(yuǎn)程環(huán)境中大家可以通過(guò)聊天或電話快速與團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)系。
除了內(nèi)置的聊天功能外，Zoho項(xiàng)目還具備與本地軟件和第三方工具集成的能力。
例如，面對(duì)面會(huì)議是必需的，特別是對(duì)于分散在不同地方的團(tuán)隊(duì)，我們通過(guò)與Zoho Meeting網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件的本地集成可以滿足這一需求，允許團(tuán)隊(duì)進(jìn)行視頻會(huì)議、演示和記錄會(huì)話。
配備了遠(yuǎn)程辦公規(guī)章制度、協(xié)同工作指南和項(xiàng)目管理軟件的組織，業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程協(xié)期間工作效率會(huì)與辦公室沒(méi)有差別或者幾乎不受影響。未來(lái)的工作場(chǎng)所勢(shì)必發(fā)生翻天覆地的變化，我們必須提前做好應(yīng)對(duì)策略，當(dāng)不可抗力因素發(fā)生時(shí)，我們可以時(shí)刻做好準(zhǔn)備。
Q：遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)能否在無(wú)縫與項(xiàng)目成員協(xié)作的同時(shí)保持高效的工作效率？
A：答案是使用Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件，他們可以做到。
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