隨著時代的進步，互聯(lián)網時代的發(fā)展，自動化辦公的普及，政府提倡“智慧城市”建設已經進入正式進程，政府傳統(tǒng)辦公方式逐漸朝著自動化發(fā)展，紙質檔案方式也在逐步減少，政府盡快完善電子化檔案管理工作，辦公管理自動化，會議文件數字化，政府采購電子檔案管理已經得到廣泛應用。政府采購，部署電子檔案管理系統(tǒng)有哪些重要意義？
政府采購，部署電子檔案管理系統(tǒng)的必要性：
一，法律法規(guī)的規(guī)定?！吨腥A人民共和國政府采購法實施條例》第四十六條和《政府采購代理機構管理暫行辦法》第十六條均有規(guī)定，采購文件可以采用電子檔案方式保存。相關電子檔案應當符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》的要求，《中華人民共和國政府采購法實施條例》釋義亦對電子檔案保存作了進一步明確。
二，隨著現(xiàn)代電子信息的迅猛發(fā)展，電子檔案管理已是檔案管理急需適應的一種新模式。各地全流程電子化采購和遠程異地評標的不斷推進，其檔案管理除了傳統(tǒng)的少量紙質文件，更多的是通過電子交易系統(tǒng)、競價系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)獲取的電子招標文件、電子投標文件、電子評標報告、照片、線上合同、音視頻等電子文件及元數據，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已逐漸不能適應現(xiàn)實發(fā)展的需要。政府采購檔案存儲時保存電子檔案數據，利用時可計算機網絡提供，必要時打印紙質檔案證明，其優(yōu)點是傳統(tǒng)紙質檔案望塵莫及。
紹林科技作為我國早期高科技軟件企業(yè)，1988年已開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產品會博通，亦是我國最早的知識與內容管理軟件開發(fā)與供應商之一。在過去30年，他們一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，不斷升級，為打造組織知識生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經成為經國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。曾為南方電網、中國銀行、農業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等黨政機關、企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設方案，促進檔案管理工作創(chuàng)新、提高效率。資深市場調研經歷指出，我國電子檔案管理存在檔案管理不夠規(guī)范，檔案管理意識不強，管檔人員水平有待提高三方面問題：
1），檔案管理不夠規(guī)范。就我國政府采購電子檔案管理發(fā)展而言，目前還處于起步階段，有許多的操作并不規(guī)范，不符合《檔案法》和《電子簽名法》的規(guī)定，不滿足電子簽名法的數據電文原件形式和文件保存要求及數據電文要符合可靠電子簽名的三個條件，電子檔案分類、檔號命名也還不太規(guī)范。
2），檔案管理意識不強。政府采購業(yè)務檔案是政府采購活動的歷史記錄和有效憑證，具有重要的查考價值和證明作用，但部分代理機構未認識到政府采購檔案管理工作的重要性，政府采購檔案管理制度不夠健全，檔案存儲條件落后，檔案霉變、散失損壞、電子文件無電子簽名或數字印章等在一些地方時有發(fā)生。
3）后是檔人員水平有待提高。各代理機構不注重對檔案管理人員的配備和培訓，政府采購檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)水平普遍較低，甚至多數人無相關工作經驗，更很少參加過電子檔案管理和保密知識的系統(tǒng)培訓，從而不能掌握我國現(xiàn)行政府采購有關程序與檔案相關法律規(guī)范，不能熟練掌握相關電子信息設備的運用，在管理過程中缺少安全保密意識，導致檔案管理人員不熟悉電子文件歸檔和電子檔案的管理，使其不能有效完整收集、整理和歸檔等，造成政府采購電子檔案管理效率不高，同時電子檔案保密性存在諸多不足和漏洞。
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