１.需求建議書的內(nèi)涵與作用
需求建議書ment，RFP) 就是從客戶的角度出發(fā)，全面、詳細地向承約商陳述、表達為了滿足其已識別的需求應做哪些工作。也就是說，需求建議書是客戶向承約商發(fā)出的用來說明如何滿足其已識別需求的建議書。
好的需求建議書能讓承約商把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務是什么，或他所希望得到的是什么，只有這樣，承約商才能準確地進行項目識別、項目構思等，從而向客戶提交一份有競爭力的項目申請書。仍以前面的裝修案例來說，客戶僅向承約商發(fā)送一份簡單的裝修申請顯然是不夠的，裝修房子只是客戶的一種愿望，并不能使承約商清楚地知道客戶的具體需求或所希望的項目目標是什么。裝修風格和樣式千差萬別，費用也相去甚遠，這使得承約商即裝修公司無所適從。裝修公司顯然不知道該如何設計裝修的風格和樣式，從而無法向該客戶提交項目申請書。為此，客戶的需求建議書應當是全面的、明確的，能夠提供足夠的信息，以使承約商能在把握客戶主體意愿的基礎上擬訂一份最優(yōu)秀的項目申請書。
當然，并非在所有的情況下都需要準備一份正式的需求建議書。如果某一單位產(chǎn)生的需求可由內(nèi)部開發(fā)項目滿足，這時更需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是撰寫需求建議書。例如，某一軟件開發(fā)公司感到原來的財務分析系統(tǒng)已經(jīng)遠遠不能適應日益增加的業(yè)務需要，便可直接要求軟件開發(fā)小組進行開發(fā)，這時只需將相關的要求口頭傳達給軟件開發(fā)組即可。
２.需求建議書的內(nèi)容
客戶為了全面、準確地向承約商表達自己的意圖，需要認真、充分地準備一份完整的需求建議書。一般來說，客戶在需求建議書中主要應明確表達以下內(nèi)容。
(１) 項目工作陳述
客戶在工作陳述中，必須載明項目的工作范圍，概括說明客戶要求承約商做的主要工作任務和任務范圍。如果是一份關于裝修的需求建議書，客戶首先應讓承約商或裝修公司清楚他的工作是對舊房子進行裝修，其次要說明裝修的風格和樣式，以及裝修的大致范圍。
(２) 項目目標
項目目標，即交付物，是承約商所提供的實體內(nèi)容。以一個用于結賬和收款的軟件系統(tǒng)為例，承約商可能被希望提供硬件(計算機)、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊和培訓教程。交付物也可能包括客戶要求承約商提供的定期進度報告或結束報告。
(３) 項目目標的規(guī)定
要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他承約商提出的解決方案所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，對于銷售手冊而言，要求必須是特定樣式的回郵信封，用規(guī)定的顏色打印，并隨附在銷售的產(chǎn)品中，印刷品為每批20000個。而蓋房要求可能包括總計5000平方米的面積、8 間臥室、2 間浴室、1間雙車道車庫、中央空調(diào)和1個游泳池。
有些要求會涉及承約商交付成果的工作成績。例如，自動結賬和收款系統(tǒng)可能包括每天能辦理近千余次交易的功能和其他特定的功能。工作成績往往被客戶用來作為檢驗的標準，承約商應向客戶證明交付物能符合工作成績的要求。
(４) 客戶供應
客戶供應主要涉及項目實施上客戶提供的保障及物品供應等。例如，在銷售手冊項目中，客戶在需求建議書中必須表述將提供的用于手冊上的標識語。
(５) 客戶的付款方式
這是承約商最為關心的內(nèi)容，如分期付款、一次性付款等。例如，某房地產(chǎn)開發(fā)商在需求建議書中約定，在項目啟動時支付給建筑公司20%的款項，項目完成一半時支付30%的款項，項目竣工后再支付剩余50%的款項。
(６) 項目的進度計劃
項目的進度通常是客戶關注的重要方面，它將影響客戶的利益。例如，及時完成房子裝修可以保證客戶盡早享受舒適的居住條件。因此，客戶在需求建議書中一般都會對項目進度做出明確要求。
(７) 對交付物的評價標準
項目實施的最終標準是客戶滿意，否則承約商很難獲得所期望的利潤。因此，客戶對交付物的評價標準是需求建議書的重要內(nèi)容。
(８) 有關承約商投標的事項
大型項目一般要求采用招標、投標的方式選擇承約商，通過對若干個承約商的項目建議書或投標方案的比較確定最后的承約商。這需要客戶在需求建議書中對有關投標的事項(如項目建議書的格式及投標方案的內(nèi)容) 做出規(guī)定，以確保為承約商提供一個公平競爭的環(huán)境。在需求建議書中，客戶還需要對投標的最后期限做出規(guī)定，通常客戶會在某一固定的時間(或期限內(nèi)) 把截至該日期的投標方案集中起來，并請有關專家對承約商的投標方案進行評審。因此，最后期限的規(guī)定非常重要，它向承約商提示了必須在此日期之前投交有關意向。如超過預定的日期，承約商所提交的任何申請書都將不予考慮接受。
(９) 投標方案的評審標準
客戶將用投標方案的評審標準評審相互競爭的承約商的申請書，以便從眾多的承約商中選擇一家執(zhí)行項目。客戶的評審標準主要包括承約商的背景和經(jīng)歷、技術力量、技術方案、項目進度、項目成本等。
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