當下，很多的物業(yè)項目都是通過招投標程序來獲得相應的服務資格，特別是普通住宅前期的物業(yè)以及政府預算物業(yè)項目，其中政府預算物業(yè)項目選取的服務供應商要求更為明確。投標是一項工作量非常大，而且專業(yè)性極強的任務，機會總是留給有準備的人，現(xiàn)分享幾個提高中標率的小技巧——
一、細節(jié)為王，細讀每個評分標準確保得分
評標過程一般就2-3個小時。在這短短的時間，評委需要從對投標者的一無所知到最后定標，最高效的切入點就是評分標準。評分標準一般分為客觀分和主觀分，需要投標者以不同的策略進行應對。
客觀分一般明確列明評分規(guī)則，如“具有同類型項目管理經(jīng)驗的，一個得3分”。此類標準有就得分，沒有就不得分，不同的評委得出的分數(shù)一致。對于此類分，需要投標者逐字研究規(guī)則，并通過各種材料佐證以符合得分標準。
主觀分一般具有一定的給分跨度，需要評委結合自身的專業(yè)水平做出評判，如“根據(jù)方案的合理性、適用性打分，評分標準為0-5分”。此類分數(shù)與每個評委的感受度有很大的關聯(lián)，不同評委的分數(shù)也將會有所差別，所以給評委留下好的印象分非常重要。
二、掌控要點，編制程序分工有條不紊
1.投標書編制小組的組織
(1)公司在接到物業(yè)管理招標書邀請(或議標書邀請)后，由公司總經(jīng)理召開經(jīng)理辦公會議決定是否參加投標競爭。如決定參加投標，則應由公司總經(jīng)理親自挑選各部門業(yè)務骨干組成投標書編制小組，并由公司各部門負責組成對外投標小組，具體操作標書編制工作以外的其他工作。
(2)投標書編制小組的分工如下：
①財務部抽調(diào)業(yè)務骨干負責開辦費用、管理成本、預期效益的測算;
②物業(yè)部抽調(diào)業(yè)務骨干負責日常管理工作方案、難點、重點管理方案的擬定、編制;
③辦公室、人事部抽調(diào)業(yè)務骨干負責擬接項目的人員配置，設備、設施配置，以及編制投標方案資料的收集、提供;
④品質(zhì)部抽調(diào)業(yè)務骨干負責管理目標、管理計劃、質(zhì)量保證措施、服務承諾的編制;
⑤經(jīng)營部抽調(diào)業(yè)務骨干負責及時全面地收集擬接項目的信息。
2.物業(yè)管理投標書的結構與內(nèi)容
(1)擬接物業(yè)的基本概況。
(2)公司接管后準備采取的管理方式。
(3)針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。
(4)為開展物業(yè)管理所配置的人力、物力資源。
(5)開展物業(yè)管理一段時間后所力爭達到的管理目標。
(6)為有效地提高物業(yè)管理水準所必要的服務承諾。
(7)費用投入和成本測算。
(8)經(jīng)濟效益分析。
(9)社會效益預測。
(10)需要招標單位協(xié)助解決的問題。
(11)本公司的優(yōu)勢和長處。
(12)物業(yè)管理后的工作進度安排。
3.投標書的編制要求
(1)“擬接管物業(yè)的基本概況”要求詳細列出擬接管物業(yè)的地理位置、環(huán)境、占地面積、建筑面積、棟數(shù)、層樓、樓宇結構特點、基本設施、設備、住戶基本構成、驗收移交情況等。
(2)“準備采取的管理方式”要求針對擬接管物業(yè)的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。
(3)對擬接物業(yè)的管理難點、重點應有針對性地列出具體的管理措施。
(4)人力、物力資源要求詳細列出：
①擬接管理物業(yè)的組成架構;
②擬接物業(yè)的人事定編和崗位設置、崗位描述;
③主要業(yè)務骨干的配置人選和人員素質(zhì)介紹;
④為開展工作前期投入的設備、設施。
(5)管理目標要求具體列出明確的總體目標和詳細分項目標。目標要求有可操作性和可考核性。
(6)服務承諾要求針對廣大業(yè)主的要求和物業(yè)管理服務的特色列出有鮮明特色的服務措施。
(7)費用投入和成本測算要求針對擬接項目的現(xiàn)狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。
(8)經(jīng)濟效益分析要求按照物業(yè)管理“以區(qū)養(yǎng)區(qū)、保本微利”的特點詳盡地計算出擬接物業(yè)后的經(jīng)濟效益。
4.投標書的編制程序
(1)總經(jīng)理依據(jù)經(jīng)營部收集到的擬接物業(yè)的信息和現(xiàn)場實地考察的結果給出編制投標書的原則和要求。
(2)編制小組開始詳細依照第3條的要求逐條完成單項編制工作。
(3)總經(jīng)理在單項工作編制完畢后開始組織匯編。
(4)匯編后打印、裝訂成冊報總經(jīng)理審批(大的項目尚需報董事會批準)。
5.講究標書架構和排版
在評委對各投標者均不熟悉的情況下，投標書便是評委對投標公司進行了解的窗口。對于一本邏輯結構不強、排版不統(tǒng)一、版面不協(xié)調(diào)、序號錯亂的標書，哪怕內(nèi)容再精彩，估計也沒有幾個評委會耐著性子看下去，最后頂多會給個不低不高的中間分(有時候幾分折算到報價便是幾萬甚至幾十萬)。因此，若想給評委留下好的印象以在客觀分上占優(yōu)勢，至少要關注版面的細節(jié)，如字號排版統(tǒng)一，隔頁表格處理完整，各級序號標識科學、示意圖不跳行等。
三、換位思考，從評委的角度考量標書制作
在短短的時間內(nèi)，翻遍幾本厚厚的投標書并作出最后的評審意見確實是件辛苦事。如果站在評委的角度，以方便評委評標的思維制作標書，肯定會引起評委的好感。
如有些投標者在投標的前序頁中加入了評分標準對照索引，讓評委快速找到應分內(nèi)容在投標書中的位置；有些投標書會在每章側頁貼上小便簽，并注明每章標題，也非常便于評委尋找對應內(nèi)容；有些投標者會在評分索引頁中加入自評分一項，雖然對評委評分不會起決定性影響，但有時會引起評委在評分有出入的時候進行核驗，減少了誤評的幾率，同時在評委對評分標準有爭議的時候也會有小小的觸動。
四、量身定制，有針對性的標書評委更信任
有些公司的投標書一本定稿，放之四海皆能用。顯然，這樣的操作大大減少了工作量，但中標的可能性也大大減少。若想讓評委給予更多的分數(shù)，那就需要根據(jù)標書內(nèi)容的特點和性質(zhì)進行調(diào)整，更多體現(xiàn)投標者對項目的“量身定制”。
標書中的操作規(guī)范、服務標準和程序等內(nèi)容相對具有一定的通用性，所以可以不用過多調(diào)整。但是在項目總體管理方案、項目難點重點、項目特殊性分析、管理組織架構、項目合理化建議等模塊，建議進行針對性編寫，盡可能讓評委看到投標項目的影子，至少讓評委感覺到投標者對項目的重視程度。
上述幾點是投標過程中普遍存在的、能夠明顯提高投標成功率的切入點。標書制作是一個不斷積累、完善、提升的過程，一本完美的投標書需要關注結構策劃、內(nèi)容編寫、排版、制作等各環(huán)節(jié)中的細節(jié)。細節(jié)決定成敗，付出終有回報！
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