ID：內(nèi)審師修行與實(shí)戰(zhàn)
實(shí)際業(yè)務(wù)中的問題
你能相信：一家老企業(yè)，從來沒有做過合同臺(tái)賬嗎？
不審計(jì)不知道，以為集團(tuán)下屬所有公司都是統(tǒng)一的合同臺(tái)賬模板，因?yàn)榧瘓F(tuán)財(cái)務(wù)是集權(quán)式，大多的合同臺(tái)賬也都是財(cái)務(wù)部門在設(shè)計(jì)和使用。
但審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)，真的就有公司沒有設(shè)置合同臺(tái)賬，甚至合同清單都沒有，更不完整。
比如，一家商業(yè)公司和建筑公司下屬的一家子公司，都是十多年的老企業(yè)，但是從來沒有做過合同臺(tái)賬，甚至不知道有這東西。
如果不是在進(jìn)行其他審計(jì)時(shí)，需要合同臺(tái)賬信息，還真不知道他們壓根兒沒做過臺(tái)賬。
再加上，各公司臺(tái)賬模板不一樣，不是缺這兒就是少那兒。
于是一咬牙，就擬定了一份專項(xiàng)審計(jì)計(jì)劃：合同臺(tái)賬管理審計(jì)。
事實(shí)上，大多公司對(duì)于合同臺(tái)賬，并沒有嚴(yán)格和明確的制度要求，也沒有規(guī)范統(tǒng)一的模板，都是各公司財(cái)務(wù)或?qū)I(yè)口自己做的。
所以，審計(jì)依據(jù)不多，可參照的標(biāo)準(zhǔn)也不甚明確。
但是，為了規(guī)范業(yè)務(wù)，提升效率，改善管理，還是做了審計(jì)立項(xiàng)。
出干貨吧！
問題1：沒有設(shè)立臺(tái)賬
沒有臺(tái)賬就沒有日常的合同關(guān)鍵信息維護(hù)，就缺少合同執(zhí)行節(jié)點(diǎn)管控力度（財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門），更不利于合同付款審核，和不利于信息共享。
可能很多人說：我們已經(jīng)上了成本和收入系統(tǒng)，不需要單獨(dú)建立手工臺(tái)賬了。
我們要明確一點(diǎn)兒，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的合同內(nèi)容是基本業(yè)務(wù)需求的，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不利于及時(shí)使用，再說，系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的查看更為復(fù)雜，也需要更多的權(quán)限設(shè)置。
總之，不能因?yàn)闃I(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)有合同信息就放棄設(shè)置合同臺(tái)賬，除非你有專門的合同臺(tái)賬軟件。
問題2：把“臺(tái)賬”與“清單”弄混淆
明明是《合同臺(tái)賬》，硬生生地做成了《檔案清單》，非指著清單稱之為“臺(tái)賬”。
我們要先明確什么是臺(tái)賬？
臺(tái)賬是一套流水賬，是需要及時(shí)更新和登記的，作為合同臺(tái)賬，并不是把合同名稱一寫就完事兒了。
它必須包括各節(jié)點(diǎn)的付款信息，支付一次，或開一次票就要登記一次。
臺(tái)賬的價(jià)值是信息的及時(shí)共享，在有部門和人員咨詢時(shí)，能夠及時(shí)提供他們所需要的信息。
雖然我們不要求把所有信息都弄進(jìn)臺(tái)賬里，但最基本的信息必須要有。
比如：日期、名稱、主體、編號(hào)、金額、付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)、實(shí)付金額和支付方式、保證金、履約保證金、備注等。
而不是，只記錄個(gè)合同名稱就完事了，那只能算檔案清單，而不是臺(tái)賬。
問題3：合同名稱千篇一律
最討厭一些人在登記合同臺(tái)賬時(shí)，把合同名稱登記成一模一樣，比如：采購合同、招商合同、廣告合同。
你去查合同時(shí)，根本分不清哪個(gè)是哪個(gè)兒。
他們會(huì)說：“你可以看乙方名稱啊！”
關(guān)鍵他媽的合同臺(tái)賬內(nèi)的乙方，不是合同主體中的乙方，而是一個(gè)自然人名字。
因?yàn)榱?xí)慣上，他們平時(shí)都用乙方老板或?qū)尤说拿Q來登記乙方。
問題4：不含稅點(diǎn)
在營(yíng)改增之前，是不要求這一點(diǎn)兒的，但營(yíng)改增之后就不一樣了。
合同臺(tái)賬內(nèi)，你總得分清是專項(xiàng)發(fā)票、普通發(fā)票，稅點(diǎn)是1%，3%,6%,9%,11%或13%吧，總不能讓人再去查發(fā)票才知道是稅率多少吧？
問題5：不含合同的收付款節(jié)點(diǎn)兒
如果是成本類的合同臺(tái)賬，其實(shí)可以不登記應(yīng)付款的節(jié)點(diǎn)，因?yàn)楹枚嗍前磳?shí)際進(jìn)度來支付的，但是各節(jié)點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)要在臺(tái)賬內(nèi)顯示，實(shí)際支付的節(jié)點(diǎn)一定要包括時(shí)間、金額和方式；
如果是收入類的臺(tái)賬，尤其是租金收取，首付分期款的收取，這些必須設(shè)計(jì)各個(gè)應(yīng)收節(jié)點(diǎn)和實(shí)收節(jié)點(diǎn)，并且要計(jì)算出逾期違約金。
問題6：質(zhì)保金和履約保證金
這些都屬于合同的經(jīng)濟(jì)條款，最好都納入到合同臺(tái)賬中，有利于審核各項(xiàng)收支。
問題7：應(yīng)區(qū)別開票金額，和實(shí)際收支金額
很多時(shí)候，并不是開了多少發(fā)票，就一定會(huì)收支多少錢，好多是要掛應(yīng)收應(yīng)付款的。
所以，臺(tái)賬內(nèi)最好區(qū)分開票據(jù)金額和實(shí)際金額。
問題8：合同臺(tái)賬模板
我們審計(jì)之后，要求集團(tuán)統(tǒng)一合同臺(tái)賬模板，說實(shí)話，由于集團(tuán)名下業(yè)務(wù)類型差異較大，有地產(chǎn)開發(fā)公司、建筑公司、商業(yè)公司、勞務(wù)公司、教育公司、農(nóng)林公司、廣告公司、服務(wù)商留公司、制造加工廠等。
跨行業(yè)，跨業(yè)務(wù)過于明顯，所以，也不合適只出具一套合同臺(tái)賬模板。
合同臺(tái)賬模板的最大用戶，是財(cái)務(wù)部門。
最終，只得讓不同領(lǐng)域的財(cái)務(wù)人員，根據(jù)各自業(yè)務(wù)需要，設(shè)計(jì)自己的臺(tái)賬。
于是，出現(xiàn)了這么一種情況：
要么是臺(tái)賬信息量過大，做一個(gè)總表，后面鏈接各個(gè)分表（有人覺得這樣的好用，而事實(shí)上，大多數(shù)人覺得不好用）。
要么只做一張臺(tái)賬表，所有信息都填列在里面。
因?yàn)殛P(guān)鍵信息都有，我們也不好要求他們必須保持一致。
但是，我們需要提出一個(gè)臺(tái)賬設(shè)計(jì)原則：關(guān)鍵信息必須有，要盡量簡(jiǎn)單易用，可共享，可理解。
問題9：手工登記錯(cuò)誤
手工臺(tái)賬，總是避免不了手工登記錯(cuò)誤，包括名稱、金額、各節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)等等。
這需要我們抽取一部分合同查看具體的合同信息，以及付款信息。
當(dāng)然也有其他的一些問題，就不細(xì)說了。
結(jié)語
雖然合同管理臺(tái)賬很有用，但并不是所有人都覺得它有用，甚至有人覺得它是累贅。
小編不認(rèn)為不做合同臺(tái)賬就是錯(cuò)誤的，也不認(rèn)為臺(tái)賬做得非常詳細(xì)就是好的。
仍舊是：與公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求相匹配為佳。
請(qǐng)多多關(guān)注轉(zhuǎn)發(fā)！
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