在項目推進過程中，尤其是軟件類項目管理，經(jīng)常會發(fā)生需求變更，進行項目計劃變更。一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理，需要做好項目變更管理。但項目變更是一個比較大的范圍，接下來我們將從如何做好項目計劃變更著手。
項目需求變更往往會引發(fā)項目計劃變更，而往往項目計劃變更需要考慮到很多影響。比如：項目計劃變更是否會引起項目成本增加？項目計劃變更是否導致范圍蔓延？任務間的依賴關系是否有變化？項目干系人是否對計劃變更了解到位等等。項目計劃變更管理是一個復雜聯(lián)動的過程，做好項目計劃變更管理，對項目成成功具有關鍵性的作用。
但在實際變更管理過程中，部分項目還會面臨另外一個痛點：項目管理工具的不適用，比如項目計劃變更后數(shù)據(jù)無法同步變更，導致部門/環(huán)節(jié)脫節(jié)；計劃變更系統(tǒng)無法提供風險預判；無法提供變更前后的項目計劃對比，干系人不能對項目變更前后充分了解，從而不能做出更為準確的批復。
所以，在實際的項目執(zhí)行過程中，科學的方法論 成熟的項目管理工具對于做好項目計劃變更都至關重要。風險管理是怎么做的？信息同步怎么做？計劃變更版本的追溯怎么做？項目計劃變更可以使用專業(yè)的項目管理工具來做，幫助我們更好地提高效率和降低錯誤率，從風險管理、計劃變更和信息同步等多方位讓計劃變更管理變得輕松。
明確計劃變更及其對策——風險管理
做好項目計劃變更管理，首先要確定變化的發(fā)生，對項目變更做好預判，特別是做好風險管理，才可能對出現(xiàn)的項目問題進行預判。但只有當風險演變成實際問題時，才能夠對計劃進行變更并按照新的計劃執(zhí)行，調整后的計劃應該能夠適應變化后的項目要求，評估出變更的價值和有效性。在變化或問題尚未產(chǎn)生前，項目經(jīng)理也應該做好應對變化的準備，但是不能提前進行計劃變更。
圖1 易趨項目管理系統(tǒng)-風險匯總視圖
如圖1，項目成員可以通過易趨進行風險上報，并補充項目風險的狀態(tài)、風險類型、風險等級、分析人、發(fā)生概率、影響程度等，系統(tǒng)會自動匯總到項目經(jīng)理處。風險信息上報越全面細致，越便于項目經(jīng)理提前進行風險預判，做好風險的應對變化，決定是否進行項目計劃變更。
計劃變更發(fā)布形成新的基線
新的項目計劃的發(fā)布會導致基線變更，形成新的基線。但項目計劃的基線是由若干指標組成的，比如項目中的范圍基線、產(chǎn)品定義的基線、時間進度基線、資源基線、成本預算基線等，共同組成了整個項目的基線。如圖3，在易趨系統(tǒng)中，當項目階段計劃變更時，對應的某個或某些具體指標的基線都會發(fā)生變化，系統(tǒng)提供基線對照（變更前和變更后），方便審核的相關方進行對比分析，對項目變更更加了解，做出更加科學的批復。
圖2 管理階段變更申請視圖
不同的管理層面設置有不同的基線，面向決策層的階段計劃（即里程碑計劃）會在范圍、里程碑進度、整體成本和預算等層面設定基線，面向執(zhí)行人員則有WBS計劃（即分解計劃），將項目分解成具體任務并分配到具體成員。所以一個項目針對不同的角色設定有不同的基線，項目經(jīng)理可以根據(jù)變更的具體情況對項目計劃進行調整。通過易趨，項目經(jīng)理可以清楚看到不同管理層次之間的基線關系，對項目計劃進行合理變更。
圖3 易趨項目計劃變更視圖
如圖3，針對執(zhí)行層的項目計劃（即WBS計劃）進行變更發(fā)布后，系統(tǒng)會根據(jù)涉及到的變更不同的任務責任人進行消息提醒，項目成員也可以在自己的工作臺查看自己的任務具體信息。易趨項目計劃可以以WBS、甘特圖等多種視圖展示，讓項目經(jīng)理對變更后的具體任務的執(zhí)行情況一目了然。
相關方的審核和通知——變更信息同步
項目計劃的制定，一般都是通過客戶和決策層批準后發(fā)布的。發(fā)布的項目計劃就意味著客戶以及公司決策層對項目范圍、工期、成本、質量等各方面的批準和資源的承諾，也是對項目進行考核的依據(jù)。所以，計劃的發(fā)布必須經(jīng)過干系人的批準（比如公司高層、客戶等）。更新后的項目計劃也需要同步給所有干系人，包括項目內部成員和項目外各相關方，規(guī)范地向有關干系人溝通變更的批準和否決情況，從而實現(xiàn)項目組內部的成員和外部各相關方的整體配合。
圖4 易趨項目里程碑計劃變更申請視圖
如上圖，在易趨項目管理軟件中，我們以管理階段（里程碑計劃）變更為例，階段計劃變更需要填寫工作流進行審批，項目經(jīng)理可以選擇相關的干系人發(fā)起審批流程并進行跟蹤，確保項目外部相關方都對項目變更的情況足夠了解，從不同的層面做出批復。
總結
項目計劃變更管理是項目經(jīng)理一項重要的能力，做好項目計劃變更，要明確計劃變更及其對策，做好風險管理；做好相關方的審核和通知、控制好項目計劃基線的發(fā)布三方面著手，就能提高項目計劃變更管理的成功率。面對當下快速數(shù)字化轉型變革的社會，數(shù)字化項目管理工具的重要性也愈加凸顯其重要性，所以項目經(jīng)理也要能夠在魚龍混雜的項目管理工具中進行選擇出最合適的項目管理工具，推進項目的成功。
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