Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件一直在完善文檔管理功能，大多數(shù)公司都使用知識(shí)庫(kù)、wiki和內(nèi)容存儲(chǔ)庫(kù)的組合，但沒(méi)有什么比將所有內(nèi)容保存在一個(gè)地方更簡(jiǎn)單了。用戶可以通過(guò)Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件，將重要信息可以存儲(chǔ)在多個(gè)文件夾中，而無(wú)需學(xué)習(xí)新的Wiki標(biāo)記語(yǔ)言。以下是我們?nèi)绾卧赯oho Projects項(xiàng)目管理軟件中建立我們的知識(shí)庫(kù)。您可以按照我們的提示創(chuàng)建自己的項(xiàng)目文檔管理區(qū)，以便更好地存儲(chǔ)文檔和信息：
一、Zoho Projects軟件的項(xiàng)目文檔管理基本原則
1、一個(gè)想法，一個(gè)任務(wù) 每條知識(shí)（或最佳實(shí)踐、資源、銷售文檔等）都被加載到一個(gè)任務(wù)中，并包含在知識(shí)庫(kù)父文件夾中。
2、待辦事項(xiàng)列表 所有這些任務(wù)都設(shè)置為已完成和待處理，然后當(dāng)有人需要參考它們時(shí)，它們總是很容易獲得。
3、添加權(quán)限管理 任何擁有您的許可的人都可以創(chuàng)建新的任務(wù)或編輯現(xiàn)有的任務(wù)描述，將他們的想法和經(jīng)驗(yàn)添加到您的知識(shí)庫(kù)。此外權(quán)限級(jí)別決定了是否擁有可以移動(dòng)文件的權(quán)限。對(duì)于非常詳細(xì)、重要的文件夾結(jié)構(gòu)，我們只設(shè)定一個(gè)管理員來(lái)管理它，這樣普通用戶就不會(huì)意外地刪除或移動(dòng)文件。
4、建議 指定一個(gè)負(fù)責(zé)管理部門項(xiàng)目文件夾的人，這樣信息就不會(huì)混亂或被貼上錯(cuò)誤地標(biāo)簽。
二、組織你的Zoho Projects軟件的知識(shí)庫(kù)
1、確定文件夾結(jié)構(gòu) 我們將項(xiàng)目組織到每個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)的子文件夾中。因?yàn)槿蝿?wù)可以同時(shí)存在于多個(gè)文件夾中，所以我們不需要絞盡腦汁去記住我們把文檔放在了哪里。如果他們覺(jué)得有幫助的話，信息可以存儲(chǔ)在每個(gè)團(tuán)隊(duì)的文件夾中。
2、建議： 提前確定您的子文件夾，并讓您的文檔管理員定期檢查結(jié)構(gòu)，以便它繼續(xù)對(duì)您的公司有意義。
3、附加項(xiàng)目文檔 您可以將文件直接從文檔管理庫(kù)，附加到Zoho Projects項(xiàng)目管理軟件的任務(wù)中。
4、訪問(wèn)項(xiàng)目文檔 您的團(tuán)隊(duì)可以使用Wrike的iOS和Android移動(dòng)應(yīng)用程序隨時(shí)隨地訪問(wèn)知識(shí)庫(kù)。
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