工作流是個好東西，那什么是工作流，跟具體的業(yè)務流程有啥區(qū)別呢？

一、認識什么是工作流

流程大家都容易理解，我們清晰地知道，定義了一組任務，從開始到結(jié)束，中間所有的動作、過程、數(shù)據(jù)、決策、報表、通知，等等等等的集合體，就是流程。

我舉個例子，小莫要做個早餐，整個流程的定義就是先確定做啥早餐，再怎么做，具體做的過程，中間的指標監(jiān)控，以及結(jié)果的輸出管理。

那蒸包子這個流程就是：燒水，把速凍包子拿出來，放上蒸盤，水快開了再把包子放在盤子上，丟蒸鍋里，水開后蒸10分鐘，拿個隔熱的手套或者毛巾把包子拿出來。

在這個整個過程里面，我們注意到，如果把流程相關的東西列出來，那會形成一個清單，這個清單是工作包所依賴的，但這個并不能形成工作流。

工作流的前提是先、后、或者流程步驟之間，有一定的邏輯關系，比如有交互和依賴。

那工作流是什么，工作流就是推進項目必須完成的活動、職能、數(shù)據(jù)指標的順序。

乍一看是不是就是流程本身。其實不是，工作流是個最小的執(zhí)行單位。而流程大而全面，除了定義活動，還要管活動的執(zhí)行、標準、風險等等。

所以工作流算是流程的子集。

二、工作流對項目管理的作用

如果你想好好地管理項目，除了要理解流程，還要學會制定清晰的工作流。

還是拿蒸包子這件事做比喻，工作流就是，燒水、放蒸盤，等水快開，放包子，蒸10分鐘，拿出來。

工作流關注的點就是必須完成的步驟，你可以理解為任務關鍵路徑，但是也不是那么絕對，他對職責、數(shù)據(jù)的描述并沒有很嚴格的要求，更多的是簡平快的指導這事怎么完成。

這樣做有兩個好處：

1、能從復雜事務當中抽象出關鍵的任務和節(jié)點。

2、簡單意味著穩(wěn)定和可重復性高，意味著在這個基礎上做進一步的細化，能得到更加接近真實需求的流程。

有時候人的思維是很復雜、很發(fā)散的，在這種情況下無法聚焦主線，導致關聯(lián)的細節(jié)做了太多工作，核心里程碑的推進緩慢。

工作流越簡單，協(xié)作的工作流線條越多，其實對于復雜工作的分拆更加深入和具體，因為工作流只考慮從開始到交付的淺層邏輯和步驟順序。

三、工作流對項目管理的意義

工作流的啟用，意味著項目管理具備什么？提升項目管理的可預測性和可操作性。

首先，工作流可以快速理清業(yè)務脈絡。

一個很宏觀很復雜的產(chǎn)品，從0到1是最難的，在1的基礎上添枝加葉，反而簡單很多，同時，對于制定項目計劃而言，計劃的可伸縮性也會得到加強，少考慮很多因素能讓你更快的理清業(yè)務的脈絡。

其次，工作流能提供更清晰的資源需求和流程時間預估。

這種細節(jié)上的加強，比從大盤子倒推任務進度和時間至關重要，對于項目的執(zhí)行的科學性能大大加強。

比如我們剛剛的工作流，蒸包子涉及的幾個點，準備、開蒸、出盤。

如果沒有太多意外的話，是不是可以簡單推算5分鐘 10分鐘 1分鐘的大概時間。

這就是工作流與流程最大的區(qū)別。

正常做個流程，我們考慮到風險管理，各種亂七八糟的干擾因素的時候，我不確定蒸10分鐘的時候會不會沒有煤氣了或者斷電了，或者包子的供應跟不上了。單個節(jié)點還能穩(wěn)一手，但是成千上萬的個鍋頭同時在蒸包子的時候，就接近亂序執(zhí)行了，想得越多、越復雜的時候，越難把握事件的真相。

通常，很難精確算出100個鍋連續(xù)1小時能蒸出多少包子來，只能靠歷史數(shù)據(jù)倒推和做平均產(chǎn)量的分布，所以流程不可控，但是工作流可靠，一旦小的節(jié)點或者說最小的工作包能按標準要求順利執(zhí)行，我們是可以清晰地知道這一小時的產(chǎn)出的，并且能給一個大概的預估量和偏差量。

同時，工作流的制定，有助于發(fā)現(xiàn)低效和冗余。

工作流的制定過程中，可以讓你找到更快、更精簡的蒸包子方法，還有助于識別風險，比如超時了、鍋里沒水了，以便采取補救措施進行規(guī)避。

最后，工作流的實施，能保障流程銜接，提升組織效率。

工作流的實施，能在復雜的流程管理里面，確保為你的項目提供最佳工作銜接流程，并最大限度地提高每個項目的組織效率。

四、工作流在項目管理中應用注意事項

1、工作流的制定與實施：圍繞項目主線

在工作流的制定、實施過程當中，我們不會脫離主線，每個項目都從一個計劃開始，不管你選擇的工作流方法是什么。無論你是使用敏捷、瀑布還是迭代的方法，成功完成項目的關鍵是可充分落實并且管理好風險的計劃。

2、工作流的制定：從大到小，確保嚴格精確且靈活

從大范圍開始，然后將項目分解為單個團隊成員能夠輕松理解和處理的較小部分。確保嚴格精確，同時保持靈活性。因為計劃趕不上變化，項目經(jīng)理經(jīng)?；ㄙM大量的時間去處理變化，尤其是相當重要的進度質(zhì)量成本這些，還有組織環(huán)境，商業(yè)環(huán)境，通常會在項目進行到一定階段時發(fā)生改變。

3、工作流的執(zhí)行：必須要考慮量才而用

我們還是拿蒸包子舉例，假如小鋒是個優(yōu)秀的同志，做事認真負責，但是很喜歡磨磨蹭蹭的糾結(jié)完美。在這種情況下，要給小鋒安排工作的話，最好是哪種類型的工作呢？

質(zhì)量標準明顯、不容易搞砸、高頻、高并發(fā)、高壓力的工作——這樣的事情適合他，比如，蒸鍋沒水了，他來加水，加到一半就行。有明確的度量指標，加水不涉及質(zhì)量問題，他就很難出錯。

如果你讓他去管蒸包子的10分鐘監(jiān)控，他會跟你糾結(jié)蒸包子之前包子的溫度，時間是否能讓包子松軟，是不是水汽太多會影響口感等。

量才而用，是工作流或者說微流程當中必須考慮的事情——具體的動作，執(zhí)行的對象，完成的標準——想清楚了，你的工作流就很好設置了。

4、工作流的管理：要涉及到重要的相關方

工作流的管理還涉及到重要的相關方，雖然你不需要從每個團隊成員那里獲得意見和反饋，但確保每個人都知道自己在干啥，大家的目標是否一致，同時信息互通并讓其他人參與其中。好處也顯而易見，更好的團隊合作、靈活的資源和更多的腦力來排除故障，有事就不再是項目經(jīng)理一個人的事情了。

5、工作流的理念：從人性本善出發(fā)

即使是最完美的項目計劃也會在執(zhí)行的過程當中經(jīng)歷一些問題。在項目開展過程中，要能預料到事情會出錯的地方，確定計劃可能需要改變的地方，或者協(xié)作可能存在風險的地方，項目經(jīng)理能夠預見到有問題的情況，并準備好應對突發(fā)事件。

像我們IT研發(fā)所提倡的敏捷工作流方法的核心是：協(xié)作、自組織、跨功能和適應性的核心價值和行為。

這里就是上次我跟大家提過的XY理論當中的Y理論，先默認大家都是好人，再看好人有啥不好的地方。

五、工作流對組織與運營的意義

總體來說，工作流不是什么新鮮的概念或者知識理論，我認為它更屬于微操層面，大的戰(zhàn)略規(guī)劃固然重要，細節(jié)和專注的執(zhí)行力，也是項目成功的關鍵，而項目流就是可以幫助項目順暢地運行，提高組織效率與合作的精細化運營手段。

今天的講課就到這里，我是PMO前沿的大海。

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