工程項目檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為了做好工程項目檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GBT 50328-2014）等文件的有關要求，結(jié)合本公司實際情況制定本檔案管理辦法

第二條 工程檔案是指從工程建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工到工程竣工的全過程中形成的應歸檔保存的文件、圖紙及聲像等資料。

第三條 歸檔范圍：可行性研究；設計基礎材料：設計文件；工程管理文件；施工文件；竣工文件。

第二章 工程檔案資料的收集

第五條 檔案資料的收集必須與工程建設同步進行；公司各部門平時要收集整理各種資料，包括來往文件、報告、批復、合同、協(xié)議、證明等，圖文、影像材料，需納入竣工資料進行整理、成冊的有關資料應提交相關部門裝訂。不需納入竣工材料的，由各部門單獨裝訂成冊，妥善保管，以備查驗。

第六條 收集歸檔的項目文件應為原件。其中項目立項審批等文件，如原件保存在項目主管單位，公司應收集復印件歸檔保存；如供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復印件，應在復印件上加蓋銷售單位正式公章并注明原件存放處后歸檔保存。

第七條 收集歸檔的文件材料應能夠全面、準確地反映工程建設的實際過程。其中勘測資料、施工記錄影視現(xiàn)場原始記錄，填寫內(nèi)容規(guī)范，相關簽署手續(xù)完備。

第八條 項目文件材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，格式統(tǒng)一；禁止使用圓珠筆和鉛筆等易褪色筆書寫、簽批；如是熱敏傳真件，需復印保存，復印件應清晰。

第九條 數(shù)碼照片在刻錄光盤保存的同時，還應沖印出紙質(zhì)照片連同說明一并歸檔；長期儲存的電子文件應使用不可擦寫光盤保存。

第十條 竣工圖編制要求:

（一）竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認可；如項目法人（建設單位）規(guī)定由設計單位編制或施工單位委托設計單位編制的，應明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責任；工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項目法人（建設單位）負責或委托有關單位編制。

（二）竣工圖應完整、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。

（三）一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，可在原施工圖上做修改、說明后，作為竣工圖；總平面布置、結(jié)構(gòu)形式、工藝及其他重大變更，不宜在原施工圖上修改、補充的，均需重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖，且圖鑒能全面反映簽署情況，可不另蓋竣工圖章。

（四）重繪圖紙在原施工圖號前綴\”竣\”字。

第三章 工程檔案資料的歸檔

第十一條 工程檔案資料歸檔，應遵循水運工程基本建設程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則進行分類整理組卷。

（一）立項審批階段文件材料根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。

（二）勘察設計階段文件材料按照設計的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。

（三）招投標及合同管理文件材料按照招投標工程程序及合同內(nèi)容，分別整理組卷。

（四）工程準備階段文件材料按審批事項及相關手續(xù)辦理過程分別整理組卷。

（五）工程管理文件材料按問題并結(jié)合時間，分別進行整理組卷。

（六）計量支付報表、計劃進度報表按合同段結(jié)合時間整理組卷。

（七）各合同段施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問題，分別集中整理組卷；原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷；各項施工原始文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應按照單位、分部、分項工程，結(jié)合施工工序，歸入相應部分，分別整理組卷；設備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷；竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號分別整理組卷，并編制設計變更一覽表。

（八）監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其工作內(nèi)容，以合同段為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進度控制文件、費用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平行檢驗及獨立抽查的文件材料按單位工程別分進行整理組卷。

（九）工程試運行及竣工驗收文件材料按照觀測檢測記錄及報告、各專項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。

第十二條 公司與設計、施工、監(jiān)理、項目科研單位簽訂合同或協(xié)議時，應設立檔案管理專門條款，明確檔案收集整理依據(jù)、質(zhì)量要求、歸檔份數(shù)、載體形式、移交內(nèi)容、移交套數(shù)、完成時間及違約責任等要求。

第十三條 除施工文件外，立項、審批、合同等重要文件需歸檔。

第十四條 資料歸檔，原則上要在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成，歸檔驗收后不能及時決算的，應先將除決算以外的其他資料整理裝訂完成。

第四章 工程檔案資料的移交

第十五條 公司工程部、監(jiān)理單位在合同段交工驗收時，應對施工單位項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性情況進行檢查與審核，對不符合要求的，督促整改，符合要求后方可進行合同段交工驗收。

第十六條 公司工程部負責對接收的全部項目檔案，連同自身形成的項目檔案，按照項目基本建設程序，進行系統(tǒng)化整理和排列。其中，招投標、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理編目。

第十七條 公司工程部應根據(jù)《交通建設項目檔案管理登記辦法》和《福建省重點建設項目檔案管理登記辦法》的規(guī)定，按照項目檔案登記工作管理權(quán)限，及時填報\”交通建設項目檔案管理登記表\”和\”福建省重點建設項目檔案登記辦理表\”，并按項目檔案管理程序向相關單位報送。

第十八條 公司工程部在工程建設項目通過竣工驗收三個月內(nèi)，按有關規(guī)定向有關單位辦理檔案移交手續(xù)。檔案原件保留在公司，其他單位保存復制件。

第十九條 交通運輸部和省交通運輸廳審批初步設計的水運建設項目檔案移交進館工作執(zhí)行《交通檔案進館辦法》，省重點水運建設項目檔案移交進館工作同時執(zhí)行《福建省重點建設項目檔案移交辦法》（暫行），其他水運建設項目檔案移交進館工作參照《交通檔案進館辦法》執(zhí)行。

第五章 工程檔案庫房管理制度

第二十條 嚴格遵守黨和國家有關檔案安全保密制度，嚴防泄密。

第十二一條 嚴格按照檔案分類、變高存放檔案，做到排列有序，便于查找。

第二十二條 對已超過保管期限的檔案，提出銷毀意見，未經(jīng)鑒定和批準不得進行銷毀。

第二十三條 檔案管理人員對庫房檔案材料認真整理、核對，破損的和字跡退變的檔案要及時修復、復制。

第二十四條 檔案、文件資料的外借，要嚴格按照有關的審批手續(xù)辦理，到期要及時催收檔案。

第二十五條 管理人員要定期清點館藏檔案，做好檔案統(tǒng)計工作。

第二十六條 做好檔案庫房的\”八防\”工作，即防盜、防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防有害生物、防污染。

第二十七條 檔案庫房內(nèi)嚴禁煙火，不準存放其他物品，確保檔案的完整與安全。

第二十八條 檔案庫房鑰匙應由專人保管，不得任意轉(zhuǎn)交他人。非工作人員不得進入庫房。

第六章 附 則

第二十九條 本辦法屬暫行條例，可在今后運行過程逐漸調(diào)整和完善。

第三十條 水運建設項目文件材料收集歸檔范圍詳見附表。

第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。