一、總則
1、本規(guī)定的目的，在于確保文書事務(wù)正確且順利進行，促進與提高組織管理工作的效率；
2、文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、契約書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書類與公文；
3、文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有，經(jīng)辦人須嚴(yán)格保守文書的機密；
4、文書按下列要點處置或辦理：
（1）凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等，一律以文書的形式進行。所有文書的處置都應(yīng)以準(zhǔn)確和迅速為原則，必須明確責(zé)任；
（2）在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式審批和記錄下來。
5、文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部負(fù)責(zé)。
二、文書收發(fā)
1、文書由行政部接收，并按下列要點處置：
（1）一般文書予以啟封，分送各部門、科室；
（2）私人文書不必開啟，直送收信人。
2、節(jié)假日等規(guī)定工作時間外到達的文書，由門衛(wèi)人員接收后轉(zhuǎn)交行政部。
三、文書處理
1、文書按機密程度為以下四類：
（1）須請示審批秘密。指重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書；
（2）外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書；
（3）普通。指非機密文書。如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論；
（4）傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達的文書。
2、普通文書處理原則：
（1）由部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對文書進行審閱、回答、照會以及其他必要的處理，或指定下屬對文書進行具體處理；
（2）若遇到重要或異常事項，須及時與上級領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，按上級指示辦理；
（3）若與各部門有關(guān)聯(lián)的事項，須經(jīng)與各部門議商后方能予以處理。
3、機密文書處理原則：
（1）機密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理；
（2）指名或親啟的文書，原則上由信件上所指名者開啟。
4、文書閱覽原則：
（1）某文書被閱覽后閱覽者須簽署閱覽后的意見；
（2）在各部門傳閱的文書，必須附上傳閱登記簿并按規(guī)定欄目填寫；
(3)與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上存在分歧的，直接上報總經(jīng)理批示。
四、請示審批
1、請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項都必須經(jīng)請示，獲得總經(jīng)理審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實行或行事。
2、須請示審批事項如下：
（1）職務(wù)及重要人事安排；
（2）各種制度性規(guī)定的變更；
（3）重要契約的締結(jié)、解除與變更；
（4）訴訟行為；
（5）與官方機構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等等；
（6）土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；
（7）大額饋贈、謝禮，以及宣傳廣告費用的開支；
（8）分支機構(gòu)的增變與升格；
（9）預(yù)算與決算事宜；
（10）借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更；
（11）須請示審批重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價出售；
（12）須請示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂；
（13）有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃；
（14）其他上述未涉及的重要事項。
3、請示審批的事項，須以文書的方式進行；若事情緊急可直接以非文書形式請示，但事后必須盡快填寫請示文書上報。
4、請示文書的內(nèi)容和順序，應(yīng)包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。
5、請示文書須編號，并注明起草或請示者，所屬部門并簽名蓋章。
6、請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并作出決定，則以請示批復(fù)返回請示部門執(zhí)行，請示提案原本由行政部保管。
五、文書制作
1、請示審批文書須簡明扼要，一事一議。語言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范；
2、起草文書的理由須作出交代，包括起因以及中間交涉過程必須具明，必要情況下附上有關(guān)資料與文件；
3、須請示審批必須明確起草文書的責(zé)任者，署上請示審批提案者姓名；
4、須請示審批對請示提案文書進行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。
5、公司內(nèi)一般往來文書只需部門領(lǐng)導(dǎo)署名即可；若是上報文書或者不涉及各部門、且內(nèi)容并不重要的文書，只需部門署名即可；若是重要文書應(yīng)按責(zé)任范圍署名，或有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)姓名與職務(wù)。
6、對外文書如責(zé)任狀、官方許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署職務(wù)與姓名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與姓名。
7、在需加蓋總經(jīng)理或公司印章時，應(yīng)經(jīng)所屬部門領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部審核，符合要求方可蓋章，財務(wù)部做好蓋章登記；
8、帶有公司字樣或總經(jīng)理職務(wù)字樣的其他印章，經(jīng)主管部門同意后直接向印章保管員申請加蓋。
六、文書整理保存
1、文書按尚未完結(jié)的和可以歸檔的文書分別進行保管和內(nèi)容整理；
2、全部完結(jié)的文書分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限等進行整理與編輯，并作好登記和歸檔保存；
3、制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、契約書、往來公文與特許專利文書等特別重要的文書，由財務(wù)部做好登記并予以保存。
4、保存年限
（1）永久保存的文書：包括公司章程、重要的制度性規(guī)定、重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的官方許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書；
（2）保存1年以上的文書：指不是很重要的文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。本條規(guī)定以外的文書保存年限，依法律法規(guī)或公司內(nèi)部規(guī)定確定。
5、保存期滿的文書，及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)所屬部門決定填寫登記廢除理由和日期后，可以予以銷毀。
6、若職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，文書存檔歸并作出調(diào)整，須在有關(guān)登記簿上作好變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
7、借閱重要文件必須作好登記，并注明歸還日期。
七、本規(guī)定自下發(fā)之日起開始實施。
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