對于新媒體運營部門來說，內(nèi)容的制作審核及發(fā)布是主要工作之一，也是需要團隊協(xié)作才能更好地完成的工作流程。如果還在用分散記錄、通訊工具傳遞、口頭匯報等方式來執(zhí)行，那么無論是從管理者還是參與人維度，都會導致工作記錄缺乏集中存檔、查看統(tǒng)計不方便、跟蹤管理不直觀、流轉(zhuǎn)審核不及時等很多問題，影響團隊整體工作效率。
從現(xiàn)象看本質(zhì)，其實這是缺乏對工作流程的管理，沒有為一項工作建立正式的模型，沒有做到對工作流程管理的整合化和自動化。如何改進呢？很簡單，無需部署專門的軟件，在 SeaTable 表格上使用“工作流”功能，就可以輕松解決。
SeaTable 是一款以智能表格為基礎(chǔ)的新型數(shù)字化平臺。工作流是在表格的基礎(chǔ)上提供對工作流程管理的功能。我們用它可以為團隊中的某項工作流程建立一個正式的模型，明確一個工作流程包含哪些階段，每個階段由什么人負責，需要完成哪些事項。發(fā)起的任務(wù)按設(shè)置的審批節(jié)點自動流轉(zhuǎn)，任務(wù)參與人可以全流程可視化，團隊協(xié)作更明確和有序。每條任務(wù)的當前節(jié)點、當前節(jié)點負責人等都會同步記錄在表格中。
下面，本文就分享一個用 SeaTable 的工作流來管理內(nèi)容的制作安排、審核和發(fā)布流程的案例。其主要流程如下圖：
內(nèi)容制作審核及發(fā)布流程
添加表格并插入需要的列
工作流是多人協(xié)作的功能，因此在 SeaTable 團隊版的群組中的表格，才會顯示工作流選項。
團隊成員都可以添加群組，群組可邀請成員加入，并可設(shè)置管理員、群組成員角色。只有管理員才可以在群組添加表格、創(chuàng)建工作流、在表格中發(fā)起和管理工作流任務(wù)。成員可在后臺工作流模塊發(fā)起任務(wù)。
我們在群組/部門中添加一個表格「內(nèi)容制作審核及發(fā)布安排表」，增加兩個子表，一個記錄內(nèi)容制作計劃，一個記錄內(nèi)容發(fā)布計劃，然后把兩個子表通過“鏈接其他記錄”類型列鏈接即可。表中的單選、長文本、協(xié)作人等豐富的列類型可以幫我們結(jié)構(gòu)化地管理多元信息，例如文件可直接在線查看，避免不必要的傳輸下載。如下圖：
添加表格并插入需要的列
在表格上創(chuàng)建工作流
接下來，在「內(nèi)容制作計劃」子表上增加工作流，實現(xiàn)內(nèi)容安排、審核、發(fā)布的自動流轉(zhuǎn)流程。
增加工作流
進入表格的工作流功能，創(chuàng)建一個工作流，自定義名稱并提交。
增加工作流
設(shè)置工作流
進入工作流編輯界面后，就可以進行設(shè)置了。
首先需要設(shè)置：
- 子表：選擇「內(nèi)容制作計劃」；
- 狀態(tài)字段，增加一個單選類型列，命名為“當前節(jié)點狀態(tài)”；
- 負責人字段，增加一個協(xié)作人類型列，命名為“當前節(jié)點負責人”。此時子表會同步自動增加這兩個列并鎖定任何人都不能修改。
設(shè)置工作流
提交后，在右側(cè)可設(shè)置其他選項，如工作流任務(wù)結(jié)束后通知任務(wù)發(fā)起人（可引用列值自定義通知內(nèi)容）、任務(wù)可以被取消、發(fā)送工作流節(jié)點變動通知到企業(yè)微信群等。
為了加強任務(wù)節(jié)點變動的通知，我們選擇開啟“發(fā)送通知到企業(yè)微信”。（提前在群添加機器人并把Webhook地址加入到第三方集成即可）
添加企業(yè)微信群機器人
與此同時，我們還需要根據(jù)實際情況設(shè)置流程，即每個節(jié)點名稱、負責人、字段讀寫權(quán)限等（每一個節(jié)點就是任務(wù)的一個狀態(tài)）。最后保存即可。例如本案例中設(shè)置了增加任務(wù)后→撰寫初稿→完善和審核→發(fā)布稿件→結(jié)束。
開始節(jié)點
開始節(jié)點
撰寫初稿節(jié)點
不同的內(nèi)容需要由不同的人去撰寫，因此該節(jié)點選擇動態(tài)負責人，并選擇了子表中已有的“撰寫人”列。（負責人增加任務(wù)時，在“撰寫人”列選擇由誰撰寫）
“撰寫初稿”節(jié)點負責人寫完稿件并填寫鏈接后，就可以擊提交按鈕，任務(wù)就會流轉(zhuǎn)到“完善和審核”節(jié)點。
撰寫初稿節(jié)點
完善和審核節(jié)點
該節(jié)點選擇靜態(tài)負責人。表中的“完善節(jié)點意見”列，如沒必要則刪除，通過企業(yè)微信等溝通也可以。使用靈活。
完善和審核節(jié)點
創(chuàng)建工作流任務(wù)
在前面，我們?yōu)椴块T的內(nèi)容制作安排、審核、發(fā)布設(shè)置了一個流轉(zhuǎn)流程。接下來，就可以投入使用了。
發(fā)起工作流任務(wù)有兩種方式，第一種是群組所有成員都可以后臺的工作流模塊，以表單形式發(fā)起；第二種是由管理員在工作流所在的子表內(nèi)，填入信息后直接發(fā)起。本案例適合第二種。即由負責人（管理員）在子表里直接填寫信息并發(fā)起任務(wù)。
發(fā)起任務(wù)后，任務(wù)按流程自動流轉(zhuǎn)，到哪個節(jié)點時，哪個節(jié)點負責人就會收到通知，在工作流待辦清單中也可以查看并進去處理。同時工作流的任務(wù)節(jié)點變動，還會發(fā)送到企業(yè)微信群。
從工作流模塊發(fā)起工作流任務(wù)
從工作流模塊發(fā)起工作流任務(wù)
從工作流模塊發(fā)起工作流任務(wù)
管理員在表格內(nèi)發(fā)起、管理工作流任務(wù)
管理員在表格內(nèi)發(fā)起、管理工作流任務(wù)
管理員在表格內(nèi)發(fā)起、管理工作流任務(wù)
任務(wù)節(jié)點變動通知發(fā)送到企業(yè)微信群
任務(wù)節(jié)點變動通知發(fā)送到企業(yè)微信群
最后由“發(fā)布稿件”節(jié)點負責人發(fā)布完內(nèi)容，點擊提交后，自動流轉(zhuǎn)至“已結(jié)束”節(jié)點，同時流程結(jié)束通知自動發(fā)至任務(wù)的發(fā)起人，完成流程閉環(huán)。
流程結(jié)束通知
總結(jié)
在本案例表中，我們可以用不同子表來記錄不同信息，可以把表格共享給其他人/群組按權(quán)限去協(xié)作，更可以針對內(nèi)容制作工作創(chuàng)建一個明確有序的自動工作流。還可以結(jié)合其他功能，如用“日歷”插件展示和查看內(nèi)容發(fā)布日程；用“提醒規(guī)則”設(shè)置發(fā)布提醒；用“高級統(tǒng)計”插件生成數(shù)據(jù)大屏，實時查看多維度統(tǒng)計分析圖表，等等。
企業(yè)中每一項工作幾乎都有一套流程，如行政管理、人事管理、財務(wù)等大類下的各種場景，我們用 SeaTable 的工作流可以快速地自定義工作流程，低門檻地實現(xiàn)對工作流程管理的整合化、自動化和數(shù)字化。進而無需再部署多個專門的軟件系統(tǒng)，真正為企業(yè)降本增效。
其他案例
案例 | 基金公司用 SeaTable 工作流管理和審批股票研究報告
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