公司的一切經(jīng)營活動都是建立在合同的基礎(chǔ)之上的。因此，合同管理是公司管理的基礎(chǔ)性工作。具體體現(xiàn)在以下三個方面。
第一，合同是公司建立和解散的依據(jù)。公司始于股東之間的合意，沒有股東之間的合意就不會有設(shè)立公司的行為。公司章程從本質(zhì)上看也是股東合作合同的具體化和股東意志的實(shí)現(xiàn)。沒有股東之間的合作合同就不會有公司的設(shè)立。同樣地，公司解散也需要股東基于合作合同的約定。當(dāng)然，破產(chǎn)清算屬于另外的法律關(guān)系。合同貫穿于公司“由生至死”的各個環(huán)節(jié)，是公司重要經(jīng)濟(jì)活動的載體，是實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)的依據(jù)，在公司經(jīng)營中居于核心地位。這就決定了合同管理工作是公司日常經(jīng)營中一項必不可少的基礎(chǔ)工作。
第二，合同是公司內(nèi)部管理的依據(jù)。公司在設(shè)立之后，如何構(gòu)建公司治理結(jié)構(gòu)，權(quán)力如何分配，如何制約，公司的收益如何分配，都是要通過股東之間的合作合同預(yù)先設(shè)置好的。否則，公司章程就無法制定，公司也就無法運(yùn)營。公司對員工的管理，也是通過勞動合同實(shí)現(xiàn)的，否則，公司對員工的管理就沒有依據(jù)，就沒有辦法對員工進(jìn)行管理。公司法定代表人對其他高級管理人員的授權(quán)，也可以視作一種委托合同，否則，其他高級管理人員也無法開展工作。因此，合同是第三，合同是公司與交易對象開展經(jīng)營活動的依據(jù)。公司的運(yùn)營是由一系列的交易活動構(gòu)成的，而公司從事的一切交易活動都必須以合同為依據(jù)。一項交易，從交易對象的選擇，到支付、交付，都必須以合同為依據(jù)。沒有合同，交易便無從開展，公司便無法生存。合同是交易對象完成既定交易模式的依據(jù)，對公司來說，無數(shù)個交易過程構(gòu)成公司的經(jīng)營過程，無數(shù)個合同支撐、保障著公司的經(jīng)營過程，公司的各個部門，也是以合同為依據(jù)適轉(zhuǎn)的。只有通過合同才能固化出相應(yīng)的交易主體、交易類型、交易內(nèi)容、交易程序和交易方式。
但是，長期以來，公司的業(yè)務(wù)人員、管理人員，包括法務(wù)人員在實(shí)際工作中往往把重點(diǎn)放在合同簽訂、履行這樣的具體事務(wù)上，對保證合同依法合規(guī)簽訂、正確履行等過程管控性的工作卻不夠重視。實(shí)際上，合同簽訂了、履行了，并不等于正確地簽訂、正確地履行。簽訂、履行一個不合規(guī)的、風(fēng)險巨大的合同，給公司帶來的損失可能是致命的。因此，作為公司的合同管理人員，要追求的目標(biāo)應(yīng)該是正確地簽訂和履行合同。對于那種片面追求效率，忽視風(fēng)險的合同，應(yīng)該堅決予以拒絕。失去一次商業(yè)機(jī)會，并不會對公司造成致命打擊，只要人類社會還存在，商機(jī)永遠(yuǎn)都在，永遠(yuǎn)都會有更好的商機(jī)在前方。
世界上并不存在失去一次商機(jī)就導(dǎo)致公司倒閉的事例，但簽訂一個風(fēng)險巨大的合同，卻完全可以導(dǎo)致公司倒閉。
要保證一個合同從磋商到履行，不出現(xiàn)大的風(fēng)險，不掉入合同陷阱，不被牽入交易對象的泥潭，順利實(shí)現(xiàn)合同目的，就需要設(shè)計一套系統(tǒng)的流程來保證各個環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人員、管理人員能夠客觀地評價合同的價值和風(fēng)險，保證合同風(fēng)險的可控，保證合同的適當(dāng)履行。而這一系列的流程需要相配套的規(guī)章制度來作為依據(jù)和保障，并建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。這就是合同管理要擔(dān)負(fù)的任務(wù)。
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