合同管理是對項目合同從最初的預(yù)授予階段到完成的整個過程的監(jiān)督。適當?shù)暮贤芾砜纱_保項目的預(yù)算和資源與其總體目標保持一致。跟蹤合同的進展并識別和管理出現(xiàn)的任何問題是一個重要的項目管理過程。
合同管理作為項目管理的一部分，根據(jù)合同中規(guī)定的條款和條件與供應(yīng)商、賣方和/或供應(yīng)商打交道，并管理采購。
合同管理系統(tǒng)可以減輕合同創(chuàng)建及其后續(xù)合同管理階段所需的工作量。合同軟件通常內(nèi)置承包商數(shù)據(jù)庫，可以生成投標書（RFP）并執(zhí)行投標分析。 一旦選擇了承包商，合同系統(tǒng)將幫助項目組織授予合同，向未選擇的人發(fā)送信息表示遺憾，并在軟件中管理承包商變更和發(fā)票。
合同管理的階段包括：
-合約創(chuàng)建
-合同談判
-合同審批
-合同敲定
-合同變更管理
第一階段：合約創(chuàng)建
合同管理系統(tǒng)能夠?qū)藴驶绦蚺c特定于組織目標的細節(jié)相結(jié)合，這一點很重要。此合同管理階段涉及確定合同類型以及誰將負責每項任務(wù)。規(guī)劃過程包括資源、目標和人員配備，同時制定潛在項目風(fēng)險和挑戰(zhàn)的貫穿始終。
第二階段：合同談判
所有項目合同都應(yīng)該以反映組織目標和價值觀的方式編寫。談判有助于在合同雙方之間建立信任。在最初的合同起草后，將進行協(xié)商，討論、更改、更新或完全刪除相關(guān)條款。
第三階段：合同審批
合同審批通常需要來自不同的經(jīng)理和部門，以及承包商和供應(yīng)商的多次簽字。在達成最終交易之前，所有人可能都必須批準合同的規(guī)格。
第四階段：合同敲定
參與方簽訂合同的過程是項目啟動的最后一步。這就是為什么無論距離或位置如何，快速獲取所有相關(guān)方簽名的能力對于避免延誤至關(guān)重要。
第五階段：合同變更管理
一旦工作開始，項目變更一定會在整個項目生命周期中發(fā)生。項目變更需要仔細管理，并且所有變更都需要傳達給適當?shù)母鞣?。有關(guān)合同期限、預(yù)算、支出等變更的所有數(shù)據(jù)和信息必須完全跟蹤并與相關(guān)團隊共享。
項目合同管理有效實踐
合同有很多階段和部分，這意味著跟蹤和管理合同的所有部分可能會帶來很多挑戰(zhàn)，當一個項目有數(shù)百個合同時更是如此。
有效的合同管理工具可確保采用專業(yè)的合同管理方法，從而更好地促進風(fēng)險管理、提高盈利能力，并在合同管理活動的成本與收益之間提供明確的投資回報。合同管理最佳實踐，如實施8Manage PM項目管理軟件，內(nèi)置合同管理模塊，與項目是實時互連互通，可以提高客戶關(guān)系質(zhì)量并保持公開的合同溝通記錄。
8Manage支持以下合同管理：
-合同審批
-交易內(nèi)容 (產(chǎn)品、服務(wù)及報價等)
-交付及服務(wù)水平協(xié)議管理
-采購及付款管理
-成本預(yù)算、實際花費及利潤管理
-付款條件、發(fā)票及收款管理
-收入確認、利潤及管理會計
-續(xù)約管理
該系統(tǒng)為企業(yè)提供合同自動化、可審計的單一事實來源以及項目進度和合同活動的實時視圖，有助于避免合同沖突和升級。系統(tǒng)可以添加合同變更，并將更新的承諾發(fā)送給成本管理團隊以進行項目報告。此外，8Manage PM項目管理軟件還能夠評估合同績效并計算準確的進度。
合同管理有助于項目組織考慮項目生產(chǎn)力、績效、勞動力和庫存如何影響他們在整個項目中的增長和盈利能力。因此，有效的合同管理可以幫助企業(yè)和項目組織更好地進行全球競爭，尤其是那些團隊距離較遠或時區(qū)和文化不同的企業(yè)和項目組織。
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