案例 – 用 SeaTable 做一個(gè)商品出入自動(dòng)化庫(kù)存管理系統(tǒng)
倉(cāng)庫(kù)管理（Warehouse Management，簡(jiǎn)稱WM）是企業(yè)進(jìn)銷(xiāo)存管理中非常重要的一環(huán)，做好倉(cāng)庫(kù)管理可以精準(zhǔn)掌握庫(kù)存狀況、貨品動(dòng)銷(xiāo)情況等，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的穩(wěn)定和高效運(yùn)行。然而，受限于規(guī)模和信息化水平等因素，很多管理者還在使用傳統(tǒng)的倉(cāng)庫(kù)管理辦法，這樣的弊端有：
1.采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔表格來(lái)記錄相關(guān)的出入庫(kù)信息，這種方式很容易出錯(cuò)，經(jīng)常會(huì)有文件丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。
2.采用 Excel 表格來(lái)管理倉(cāng)庫(kù)，雖然解決了文件保存問(wèn)題，但此方式無(wú)法做到相關(guān)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，也很容易出現(xiàn)電腦系統(tǒng)崩潰的情況，導(dǎo)致文件無(wú)法恢復(fù)。
3.無(wú)法方便地管理多元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)展示、查詢、統(tǒng)計(jì)分析低效。
而在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)管理的復(fù)雜度和多元化程度都會(huì)不斷提升，庫(kù)存信息量也在大量增加，如果還是單純靠人工記憶和手工錄入的方式來(lái)管理，那么不僅容易出錯(cuò)又無(wú)法準(zhǔn)確監(jiān)管，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)給公司造成損失。因此，企業(yè)的管理者都在尋找能夠匹配企業(yè)需求的管理軟件進(jìn)行自動(dòng)化的倉(cāng)庫(kù)管理，同時(shí)這樣的管理軟件一定要滿足以下要求。
1.簡(jiǎn)單上手快：再昂貴的系統(tǒng)，員工不會(huì)用都是白搭。
2.高性價(jià)比：花最少的錢(qián)獲得最大的收益，是每個(gè)企業(yè)所追求的。尤其對(duì)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，沒(méi)有必要去花大價(jià)錢(qián)搭建一個(gè)重型的系統(tǒng)。
現(xiàn)在，用 SeaTable 這個(gè)以在線協(xié)同表格為基礎(chǔ)的新型數(shù)字化平臺(tái)，就可以搭建一個(gè)自動(dòng)化庫(kù)存管理系統(tǒng)，適用于做批發(fā)、零售、生產(chǎn)的商業(yè)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理等。模板免費(fèi)使用，靈活調(diào)整，可在官網(wǎng)模板中直接復(fù)制。希望通過(guò)本文分享的案例，能給大家提供一些使用參考。
業(yè)務(wù)邏輯
通過(guò)與市面上常見(jiàn)的庫(kù)存管理軟件進(jìn)行調(diào)研對(duì)比，用 SeaTable 實(shí)現(xiàn)的庫(kù)存管理系統(tǒng)應(yīng)用邏輯如下：
業(yè)務(wù)邏輯
數(shù)據(jù)邏輯
數(shù)據(jù)邏輯如下圖所示：
數(shù)據(jù)邏輯
- 在庫(kù)存管理系統(tǒng)表格內(nèi)分別建立「入庫(kù)表」、「出庫(kù)表」、「庫(kù)存流水表」、「庫(kù)存表」、「商品表」五個(gè)子表。
- 基于「商品表」創(chuàng)建 新增商品表單 ，錄入商品的名稱、規(guī)格、價(jià)格等基礎(chǔ)信息，與「庫(kù)存表」進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。
- 基于「入庫(kù)/出庫(kù)表」創(chuàng)建 入庫(kù)單/出庫(kù)單 ，商品基礎(chǔ)信息與 「庫(kù)存表」關(guān)聯(lián)，直接選擇庫(kù)存中的商品進(jìn)行出/入庫(kù)單的錄入，輸入入庫(kù)數(shù)量后，在「庫(kù)存表」查找當(dāng)前庫(kù)存。
- 通過(guò)使用腳本，當(dāng)錄入 入庫(kù)單/出庫(kù)單 ，并且審核通過(guò)后，在庫(kù)存流水表中增加一條記錄，計(jì)算出新的庫(kù)存更新到「庫(kù)存表」中。
實(shí)現(xiàn)方法
首先完成表格和子表的建立：
- 「商品表」，用于錄入商品的基礎(chǔ)信息（可以直接在表格中錄入，也可以通過(guò)表單或者 通用App 進(jìn)行錄入），每一個(gè)商品對(duì)應(yīng)一個(gè)貨品的編碼。
通用 App：
外部應(yīng)用
通用 APP
「商品表」：
錄入后，通過(guò)腳本配合自動(dòng)化規(guī)則將「商品表」中的基礎(chǔ)信息同步到「庫(kù)存表」中，并生成庫(kù)存編碼進(jìn)行區(qū)分，保證每一個(gè)新增的商品都有獨(dú)立的編碼，并標(biāo)記為 “可用” (后續(xù)由系統(tǒng)管理員根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置貨品是否可用)。
「庫(kù)存表」通過(guò)庫(kù)存編碼關(guān)聯(lián)庫(kù)存表，在庫(kù)存表中選擇商品，自動(dòng)關(guān)聯(lián)填入商品的基礎(chǔ)信息。
填寫(xiě)效果如下圖所示：
選擇完庫(kù)存商品信息后，只需要填寫(xiě)入庫(kù)數(shù)量，結(jié)合工作流功能，發(fā)起入庫(kù)審批流程：
當(dāng)入庫(kù)審批通過(guò)后，鎖定該行記錄，可以通過(guò)按鈕列配合腳本，在庫(kù)存流水表中添加一條入庫(kù)記錄，并計(jì)算出最新庫(kù)存更新庫(kù)存表中的庫(kù)存數(shù)量，如下圖所示：
當(dāng)「入庫(kù)表」和「出庫(kù)表」中的審批通過(guò)后，也可以通過(guò)腳本配合自動(dòng)化規(guī)則，同步至「庫(kù)存流水表」中作為庫(kù)存流水的記錄，并將計(jì)算出的最新庫(kù)存更新到「庫(kù)存表」中去，記錄如下圖所示：
總結(jié)
庫(kù)存管理系統(tǒng)的功能可以通過(guò)腳本和自動(dòng)化規(guī)則等在一個(gè)表格內(nèi)實(shí)現(xiàn)，相比于市面上其他的庫(kù)存管理軟件，數(shù)據(jù)處理更加透明，功能可以根據(jù)需求靈活搭建，適用于各種規(guī)模的企業(yè)。
隨著使用時(shí)間和以及數(shù)據(jù)量的增加，為便于區(qū)分管理和查看，還可以開(kāi)啟大數(shù)據(jù)管理功能，把篩選出的往年數(shù)據(jù)一鍵歸檔。對(duì)于歸檔的數(shù)據(jù)，可以通過(guò) SQL、大數(shù)據(jù)視圖進(jìn)行查看。此外，還可以用高級(jí)統(tǒng)計(jì)對(duì)各個(gè)子表的視圖數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以更直觀地掌握庫(kù)存管理。
根據(jù)庫(kù)存管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，還可以延伸出銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商信息、BOM 表等不同管理系統(tǒng)的功能，幫助企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降本增效，既滿足企業(yè)生存的需要，也能保證每一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展。
使用案例
SeaTable攜手首光照明 | 助力制造企業(yè)實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售加工等全流程數(shù)字化
案例 | 用 SeaTable 表格管理家裝項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化和自動(dòng)提醒
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