前文我們提到過(guò)接待管理，接下來(lái)我們繼續(xù)分享文員參與的更多的一項(xiàng)日常工作，會(huì)議管理。在任何企業(yè)中，會(huì)議是如何都避免不了的，企業(yè)從工商登記開(kāi)始，就注定了得開(kāi)股東會(huì)、董事會(huì)、管理會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、座談會(huì)、績(jī)效考核會(huì)、年終總結(jié)會(huì)…
在這些會(huì)中行政文員的參與度和擔(dān)任的角色根據(jù)所在的企業(yè)不同而不同，但是需要明確的是，會(huì)議管理本身就是文員的本職工作，需要你學(xué)習(xí)并掌握。
我們說(shuō)任何工作都可以將其拆分成事前、事中、事后來(lái)分析，會(huì)議管理也不例外，可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后。首先，需要明確自己在會(huì)議中的角色，是會(huì)議的組織者還是參與者，兩者的準(zhǔn)備會(huì)有不同。
如果是組織者，需要這樣準(zhǔn)備：
會(huì)前：確定議題議程（提前通知參會(huì)人員）、會(huì)議形式（現(xiàn)場(chǎng)、視頻、電話）、參與者人數(shù)、時(shí)間、場(chǎng)地、
會(huì)中：嚴(yán)格控制討論方向、把控會(huì)議時(shí)間、確保結(jié)果
會(huì)后：過(guò)程復(fù)盤、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、會(huì)議結(jié)果跟蹤落實(shí)。
如果是參與者，需要這樣準(zhǔn)備：
會(huì)前：根據(jù)議題，準(zhǔn)備發(fā)言稿及相關(guān)材料，控制發(fā)言時(shí)間
會(huì)中：結(jié)合其他人意見(jiàn)，發(fā)言不跑題
會(huì)后：按照會(huì)議決議落實(shí)工作
不管是部門會(huì)還是全公司會(huì)，基本可以參照上述流程來(lái)準(zhǔn)備，大家可能看得出來(lái)，會(huì)議組織者和參與者都需要提前研究會(huì)議議題，并把控時(shí)間，這樣才能確保會(huì)議的效率。
一些中小企業(yè)每年有開(kāi)不完的會(huì)，而且一開(kāi)會(huì)就無(wú)休無(wú)止，發(fā)言時(shí)間隨意且沒(méi)有固定主題。大家一開(kāi)會(huì)就提困難，列難處。其實(shí)，做好會(huì)前準(zhǔn)備和時(shí)間控制，大概率是可以避免此類情況的出現(xiàn)的。
你還在實(shí)際工作中碰到過(guò)哪些情況，歡迎在評(píng)論中列舉。
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