01 行業(yè)背景

政務(wù)機(jī)關(guān)是國(guó)家行政管理體系中的重要組成部分，它們依據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定履行管理和服務(wù)職能，負(fù)責(zé)處理與公共利益、社會(huì)治理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)服務(wù)等相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和政府職能的轉(zhuǎn)變，政務(wù)機(jī)關(guān)面臨著越來(lái)越復(fù)雜和多元的工作環(huán)境。傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高效、協(xié)同、快速響應(yīng)的工作需求。

02 管理難題

目前，政務(wù)機(jī)關(guān)在日常行政運(yùn)作中正遭遇三大核心挑戰(zhàn)：公文收發(fā)交互難、工作指令傳達(dá)慢、事務(wù)辦理跟蹤難。

公文收發(fā)交互難：

傳統(tǒng)的公文處理依賴(lài)于紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)或電子政務(wù)系統(tǒng)，但由于不同部門(mén)間系統(tǒng)可能不兼容或數(shù)據(jù)無(wú)法互聯(lián)互通，導(dǎo)致公文在跨部門(mén)傳遞時(shí)出現(xiàn)對(duì)接難題，影響公文的及時(shí)接收和處理。另外，公文從起草、審核、簽批到分發(fā)、回復(fù)等環(huán)節(jié)往往涉及多個(gè)層級(jí)審批，如果流程設(shè)計(jì)不合理或環(huán)節(jié)過(guò)多，會(huì)延長(zhǎng)公文流轉(zhuǎn)周期，降低工作效率。

工作指令傳達(dá)慢：

政府機(jī)構(gòu)通常層次較多，自上而下的指令層層下達(dá)，可能導(dǎo)致信息滯后，特別是在緊急情況下，決策不能迅速轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。

事務(wù)辦理跟蹤難：

政務(wù)事務(wù)辦理過(guò)程缺乏透明度，導(dǎo)致公眾及內(nèi)部人員難以實(shí)時(shí)掌握事務(wù)進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，影響了辦事效能和社會(huì)滿(mǎn)意度?？绮块T(mén)、跨層級(jí)協(xié)作時(shí)，由于缺少統(tǒng)一的任務(wù)分配、進(jìn)度追蹤和成果展示平臺(tái)，各部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合存在障礙，難以對(duì)具體事務(wù)進(jìn)行全流程跟蹤。

03 九思政務(wù)機(jī)關(guān)解決方案優(yōu)勢(shì)

九思軟件深耕政府?dāng)?shù)字化建設(shè)多年，技術(shù)領(lǐng)先、產(chǎn)品成熟，成功搭建了北京市公安局、河北省公安廳、山東省高院、河南省民政廳、東城區(qū)政府、環(huán)境保護(hù)部等不同層級(jí)、不同規(guī)模、不同系統(tǒng)的國(guó)家政府機(jī)關(guān)協(xié)同辦公平臺(tái)，充分滿(mǎn)足了政府機(jī)關(guān)統(tǒng)一門(mén)戶(hù)、公文管理、會(huì)議管理、流程審批、協(xié)同工作、通知新聞公告、信息采編、督查督辦、建議提案等不同場(chǎng)景化的辦公需求，成功助力了多個(gè)政府部門(mén)實(shí)現(xiàn)了橫縱貫通的業(yè)務(wù)高效協(xié)同和數(shù)據(jù)資源的安全流轉(zhuǎn)，打造了一系列政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型標(biāo)桿案例。

針對(duì)當(dāng)前政務(wù)機(jī)關(guān)日常運(yùn)作中普遍面臨的公文收發(fā)交互難題、工作指令傳達(dá)滯后問(wèn)題以及事務(wù)辦理跟蹤困難等核心挑戰(zhàn)，九思協(xié)同辦公解決方案提出了全面且高效的應(yīng)對(duì)措施。

公文收發(fā)交互難解決方案

通過(guò)公文管理的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公文電子收發(fā)，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢、信息不及時(shí)、不同步、不易于查閱等問(wèn)題。

系統(tǒng)模塊實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置、公文表單等。

發(fā)文管理：模板調(diào)用、狀態(tài)跟蹤

系統(tǒng)預(yù)置豐富多樣的公文模板庫(kù)，用戶(hù)可一鍵調(diào)用相應(yīng)模板進(jìn)行快速編輯。從公文的起草階段開(kāi)始，就實(shí)現(xiàn)了全程電子化管理，支持在線(xiàn)編輯、審核、簽發(fā)、校對(duì)直至加蓋電子印章及分發(fā)，有效避免了紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)中的繁瑣環(huán)節(jié)，顯著提升工作效率。

發(fā)文流程以臺(tái)賬形式智能匯總展示，實(shí)時(shí)追蹤公文狀態(tài)并自動(dòng)觸發(fā)流程催辦、查辦等功能，確保公文在各個(gè)環(huán)節(jié)高效流轉(zhuǎn)。

收文管理：自動(dòng)收取、在線(xiàn)登記

支持內(nèi)外部的公文交換，來(lái)文自動(dòng)收取。流轉(zhuǎn)中的公文，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化登記、擬辦、批辦、閱辦及歸檔。所有來(lái)文信息，皆在OA留痕，便于日后追溯審查。

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工作指令傳達(dá)慢解決方案

通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺(tái)，減少自上而下多層級(jí)的信息傳遞環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)快速直達(dá)各部門(mén)和個(gè)人。領(lǐng)導(dǎo)層可以直接在系統(tǒng)中發(fā)布指令，確保決策迅速傳達(dá)到執(zhí)行層面。

流程自動(dòng)化

設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程引擎，根據(jù)預(yù)設(shè)的審批路徑自動(dòng)流轉(zhuǎn)工作指令，有效避免人為傳遞造成的延誤，并且能實(shí)時(shí)顯示當(dāng)前指令所在流程節(jié)點(diǎn)以及辦理狀態(tài)。

任務(wù)管理和跟蹤

將工作任務(wù)細(xì)化并分配給具體責(zé)任人，確保指令能夠及時(shí)送達(dá)，同時(shí)配備進(jìn)度追蹤功能，允許管理者查看每項(xiàng)任務(wù)的完成情況、執(zhí)行者反饋及預(yù)期完成時(shí)間等詳細(xì)信息，確保指令得以準(zhǔn)確執(zhí)行并能及時(shí)反饋執(zhí)行結(jié)果。

移動(dòng)辦公支持

開(kāi)發(fā)配套的移動(dòng)端應(yīng)用，使得工作人員無(wú)論身處何地都能接收到工作指令，并進(jìn)行在線(xiàn)處理和反饋，極大地提高了響應(yīng)速度。

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事務(wù)辦理跟蹤難解決方案

建立一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，將所有相關(guān)部門(mén)納入同一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)事務(wù)辦理過(guò)程的集中管理和全程電子化。該平臺(tái)提供統(tǒng)一的任務(wù)分配功能，確保每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任清晰、任務(wù)明確。

流程可視化設(shè)計(jì)

通過(guò)工作流引擎技術(shù)，將政務(wù)事務(wù)辦理流程進(jìn)行圖形化設(shè)計(jì)，形成直觀(guān)易懂的流程圖，使公眾和內(nèi)部人員能夠?qū)崟r(shí)查看當(dāng)前事務(wù)所處的具體階段，提高流程透明度。

進(jìn)度追蹤與提醒

系統(tǒng)自動(dòng)記錄每一步驟的處理時(shí)間、處理人以及狀態(tài)變更信息，支持實(shí)時(shí)查詢(xún)事務(wù)進(jìn)度，并設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒功能，保證各參與方能及時(shí)了解進(jìn)展并采取行動(dòng)。

互動(dòng)協(xié)作機(jī)制

搭建跨部門(mén)、跨層級(jí)的在線(xiàn)協(xié)作環(huán)境，允許各部門(mén)在平臺(tái)上進(jìn)行文件共享、討論交流、意見(jiàn)征集等互動(dòng)活動(dòng)，有效解決協(xié)調(diào)配合難題。

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政務(wù)機(jī)關(guān)作為國(guó)家行政管理體系的核心組成部分，其運(yùn)作效能與服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。針對(duì)辦公環(huán)節(jié)中的瓶頸難題和管理挑戰(zhàn)，九思協(xié)同辦公解決方案致力于從根源上解決政務(wù)機(jī)關(guān)所面臨的問(wèn)題，確保政務(wù)工作的高效、透明與規(guī)范運(yùn)作，有力提升政務(wù)服務(wù)水平和社會(huì)滿(mǎn)意度，從而為構(gòu)建現(xiàn)代政府治理體系提供強(qiáng)大支撐。