大家好我是卡林，今天為大家?guī)淼氖?/span>什么是項目計劃模板，如何創(chuàng)建項目計劃模板？項目計劃模板主要用于規(guī)劃項目的結(jié)構(gòu)，是一個可編輯的文檔。借助項目管理工具可以更加輕松的創(chuàng)建項目計劃模板。
一、什么是項目計劃模板？
項目計劃模板是一個可編輯文檔，當(dāng)它規(guī)劃好項目計劃結(jié)構(gòu)后會顯示全部的項目計劃任務(wù)和項目活動。項目計劃模板清晰展示了項目每個階段的項目完成期限以及每項任務(wù)的開始和結(jié)束時間。
運用項目計劃模板，使項目團(tuán)隊人員可以確立項目任務(wù)和整體規(guī)劃，建立每個項目成員職責(zé)，使項目任務(wù)按計劃時間完成，項目主管依據(jù)任務(wù)時間有效管理工程進(jìn)度。
做一個形象的比喻，假如沒項目計劃你會經(jīng)常性的查看鐘表，了解如何利用時間。日常任務(wù)的進(jìn)行可能會與長短期的項目目標(biāo)產(chǎn)生偏差，這將進(jìn)一步導(dǎo)致項目拖延。
項目計劃模板的好處：
1.規(guī)劃跟蹤項目完成時間
在項目計劃模板的幫助下，項目成員能定期共享任務(wù)完成時間，讓項目經(jīng)理能夠規(guī)劃項目進(jìn)度，合理計費管理工時，基于項目成員的閑忙時間合理分配任務(wù)。這樣可以發(fā)揮項目團(tuán)隊優(yōu)勢提升項目成功交付的能力。
2.避免任務(wù)沖突
項目計劃模板展現(xiàn)了項目各階段的行為，使項目有序，妥善處理任務(wù)沖突和臨時任務(wù)。讓項目團(tuán)隊嚴(yán)格遵守項目時刻表，項目主管能夠監(jiān)管每個任務(wù)的截至日期，也可根據(jù)實際情況布置任務(wù)。此外，項目主管可以借助項目計劃模板將已解決問題轉(zhuǎn)化成工作模板，為下一步更高效的工作打下基礎(chǔ)。
3.跟蹤會議進(jìn)程
項目經(jīng)理可以將月度會議、季度會議加入項目計劃模板，定義為自動重復(fù)讓會議按照既定計劃推進(jìn)。設(shè)置好權(quán)限后項目成員都可以訪問項目會議計劃，讓會議創(chuàng)建變得非常簡單，管理員可以邀請項目成員添加會議目標(biāo)和會議記錄，同時在會議溝通前確保項目經(jīng)理能了解到項目成員做出的成果和希望獲得什么團(tuán)隊協(xié)作。
二、如何創(chuàng)建項目計劃模板？
第一步，找到適合項目團(tuán)隊的項目管理工具，喜歡輕量級重視團(tuán)隊協(xié)作的團(tuán)隊推薦Zoho Projects項目管理工具，喜愛使用office辦公軟件的團(tuán)隊推薦Microsoft Excel；
第二步，在項目管理工具中，建立符合整體規(guī)劃的計劃模板；
第三步，進(jìn)行項目WBS分解，明確任務(wù)管理的開始結(jié)束日期，并按照項目經(jīng)理要求定義每一期的項目計劃；
第四步，提前思考并記錄下當(dāng)前項目階段內(nèi)要執(zhí)行的任務(wù)；
第五步，不必?fù)?dān)心遇到問題，項目計劃可以隨時調(diào)整，逐步建立一個完美的項目計劃模板；
第六步，將接下來的項目階段中規(guī)劃好項目任務(wù)計劃，為每個任務(wù)分配好開始結(jié)束日期，然后跟蹤任務(wù)實際執(zhí)行情況。
三、Zoho Projects如何創(chuàng)建項目計劃模板？
要在Zoho Projects項目管理工具中創(chuàng)建項目計劃模板，可以按照以下步驟進(jìn)行：
1. 登錄Zoho Projects項目管理工具賬戶。
2. 在儀表板上方的導(dǎo)航欄中，找到“項目”選項并點擊進(jìn)入項目頁面。
3. 在項目頁面右上角找到“新建模板”按鈕并點擊。
4. 在彈出的窗口中，為項目計劃模板命名并輸入描述。
5. 然后，管理員可以開始添加任務(wù)和子任務(wù)到模板中，設(shè)置截止日期、負(fù)責(zé)人、優(yōu)先級等信息。
6. 管理員還可以針對每項任務(wù)設(shè)置里程碑、附件、備注等。
7. 添加完所有任務(wù)后，點擊“保存”按鈕將項目計劃模板保存到Zoho Projects項目管理工具中。
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