紙質(zhì)文檔太多太繁雜，不好分類沒法管理電腦桌面文檔多又亂，重要的文檔永遠找不到？經(jīng)常手滑誤刪文檔，文檔協(xié)作困難？

你是否也在每天被這些事所困擾著拖慢效率？可見文檔對于員工工作有很大的影響。

文檔管理除了對員工個人工作有影響，對企業(yè)發(fā)展也有很大的影響。

企業(yè)的發(fā)展離不開各種數(shù)據(jù)的支撐，像企業(yè)內(nèi)部的文檔數(shù)據(jù)，知識資產(chǎn)是企業(yè)核心競爭優(yōu)勢的主要載體。其中知識文檔管理是企業(yè)發(fā)展過程中的一項重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)的靈魂,也是推動企業(yè)發(fā)展的不竭動力。

尤其是基于“知識資源”為核心運營基礎(chǔ)的知識型企業(yè)，其內(nèi)部知識總量無限增長，知識更新速度日益加快，整個“知識產(chǎn)品”制作過程涉及數(shù) 10 個環(huán)節(jié)，需要與內(nèi)外部多個團隊高效協(xié)作，其流程尤為復雜多樣化，必須借助文檔管理軟件，對企業(yè)內(nèi)部文檔、知識資產(chǎn)進行結(jié)構(gòu)化有序管理，提高內(nèi)部協(xié)作效率與資產(chǎn)利用率，支撐企業(yè)高速發(fā)展。

為什么企業(yè)需要做好文檔管理

1、企業(yè)每個知識工作者平均每天浪費很多的工作時間在無效的文檔管理上。

2、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常需要協(xié)同工作，而溝通在協(xié)同工作中占據(jù)了很大一部分。內(nèi)部溝通方式多樣難以統(tǒng)一；上傳下達過程中信息嚴重衰弱；和分公司人員溝通，時間花費不說且電話費用太高；交流過程缺乏記錄，出現(xiàn)問題相互推諉的情況在企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)。

3、對于現(xiàn)代企業(yè)的管理者來說，基于個人電腦、電子郵件和過時的文件夾共享已遠遠不能滿足企業(yè)對寶貴的知識資產(chǎn)的管理與保護的需求。資料泄露來自于內(nèi)部，企業(yè)是防不勝防。而這些文檔的丟失、無意間的刪除以及多版本造成的混亂都嚴重地影響了企業(yè)的工作效率。

4、隨著市場競爭日趨激烈，企業(yè)文檔管理需要建立一套完整又嚴謹?shù)腎SO文控管理體系，節(jié)省大量文件管理的人工成本。

文檔管理系統(tǒng)選擇標準

作為一個沒有任何技術(shù)技術(shù)背景的產(chǎn)品經(jīng)理，平時工作中的文檔非常非常多，產(chǎn)品體驗報告，用戶需求文檔，競品分析報告，市場調(diào)研報告等等，所以我在選擇文檔管理系統(tǒng)時給自己制定了以下幾個標準：

1.無需代碼，快速上手

IT行業(yè)的日常工作已經(jīng)很飽和，最好能夠降低學習成本，盡快上手使用。

2.靈活易用，提升效率

產(chǎn)品經(jīng)理工作量大，需要從結(jié)果上真正做到提升工作效率，將工作中的知識和文檔系統(tǒng)化。

3.多端協(xié)作，隨時使用

為了應(yīng)對IT行業(yè)隨時出現(xiàn)的新需求，我們需要隨時加班，因此文檔管理系統(tǒng)一定要有靈活的使用場景，無論是在辦公室用電腦，出差在外用手機還是放假在家用ipad，都能隨時隨地使用。

文檔管理系統(tǒng)工具推薦

據(jù)了解企業(yè)和團隊一般是通過三種形式搭建內(nèi)部文檔的：

• 基于內(nèi)網(wǎng)的web形式：就是自主建站形式，這種的話構(gòu)建復雜，消耗資源大，同時需要專業(yè)的IT人員維護，檢索困難，移動體驗較差。

• 網(wǎng)盤形式：用百度網(wǎng)盤之類的去制作知識庫，這種的話構(gòu)建簡單，成本低，但是展示效果弱，不方便檢索，而且無法做到明確的權(quán)限分配知識庫安全系數(shù)低。

• 通過SaaS工具搭建：這種是時下最主流的方式，試錯成本低結(jié)構(gòu)簡單，無需維護，初始化難度低，便于管理便于展示。移動端適配效果好。

一些文檔管理軟件：

飛書

飛書也算是近幾年來字節(jié)跳動旗下的明星產(chǎn)品了，支持多人同時編輯一篇文檔，還可以@同事或對細節(jié)進行評論、對文檔點贊、在文檔內(nèi)投票，溝通更充分，互動更簡單。

文檔中支持插入文本、圖片、表格、文件、視頻、任務(wù)列表、Markdown等多種類型的內(nèi)容，不僅僅是文檔，更是豐富的創(chuàng)作和互動工具。

但飛書依然還有很多功能待完善，偶爾會出現(xiàn)定位不準影響打卡等問題。

簡道云知識庫

簡道云知識庫依托于其本身的零代碼平臺，像富文本編輯、結(jié)構(gòu)化存儲、大容量、可分享協(xié)作、安全性強、支持權(quán)限設(shè)置這些功能都有。

他們的知識庫，沿襲了產(chǎn)品本身的特點（重數(shù)據(jù)管理、重流程協(xié)作），因此可以把知識管理與工作流程結(jié)合起來。

比如每周的周報，系統(tǒng)會有提醒，點擊填寫表單之后，可以直接匯總到知識庫，減少中間環(huán)節(jié)，一步到位（像工作復盤、案例匯總、方案總結(jié)都可以這么操作），還有不定期的需求提醒、知識庫新增提醒等等：

Baklib

Baklib可以完成企業(yè)文檔、知識庫的創(chuàng)建，分享。通過對現(xiàn)有文檔的整理，歸類，索引，搜索可以形成對文檔的充分利用，Baklib是一款基于Web的應(yīng)用，因此對設(shè)備windows或者Mac不限制，只要能聯(lián)網(wǎng)就可以在線編輯發(fā)布分享。

• 采用塊狀的編輯器，所有的內(nèi)容包括文本、圖片、視頻、表格、Markdown等內(nèi)容皆為模塊。
• 支持整個站點的數(shù)據(jù)導出。
• 易于閱讀：Baklib提供了15 可自定義頁眉頁腳的主題，讓收集整理的內(nèi)容更具閱讀性。
• 它提供豐富的主題模板，可以根據(jù)不同的場景、需求來選擇。

Baklib作為一款相對小眾的文檔管理、知識管理軟件，相信它未來值得期待。

ONES Wiki

ONES Wiki是ONES家2017年發(fā)布的一款知識庫管理工具。除ONES Wiki外，還有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等產(chǎn)品，覆蓋產(chǎn)品研發(fā)全流程，專注于為企業(yè)提供研發(fā)管理工具及解決方案。

以 ONES Project 為核心，Ones Performance負責研發(fā)效能分析與團隊績效管理、TestCase做測試和計劃管理、Pipeline做研發(fā)管理、Plan做項目集成管理、Desk做工單管理、Wiki 進行知識性互動與管理，相互之間形成聯(lián)動，互相賦能。除此之外，還提供更多豐富的模板，博客式、時間線式、全展開式等，可按需選用。

樹狀結(jié)構(gòu)、安全管理、權(quán)限管理、文檔管理在我看來都不是它的優(yōu)勢，因為這是每個知識庫都應(yīng)該具備的基礎(chǔ)功能，只是有的軟件可能更硬核，有的稍遜色。作為一款團隊知識沉淀與分享交流的平臺，與ONES Project的集成是ONES Wiki的最大優(yōu)勢。

以上就是為大家介紹的幾款文檔管理軟件。事實上，文檔管理軟件在國內(nèi)已經(jīng)是非常成熟的應(yīng)用，所以對應(yīng)的軟件廠商可謂百花齊放，這里只是冰山一角，但對終端企業(yè)來說卻是亂花漸欲迷人眼，所以企業(yè)選擇時與其選擇最好的，不如選擇最合適的。