對于外貿(mào)新手來說，入行第一步要明確的就是自己的工作內(nèi)容和工作流程，但是很少有新人進入工作崗位就知道先做什么后做什么，所以今天小編就從外貿(mào)的流程出發(fā)，對應(yīng)著為大家梳理外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程。
先說外貿(mào)的基本流程：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關(guān)手續(xù)、裝船、運輸保險、提單、結(jié)匯。
我們將其簡單劃分為詢盤簽單、通關(guān)運輸、交單結(jié)匯三大部分，根據(jù)這三大部分我就可以將一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程根據(jù)外貿(mào)操作流程做如下梳理：
一、詢盤簽單階段
1.客戶詢盤：收到新的詢盤，對客戶進行背景調(diào)查，及時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求，對客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。
2.報價：根據(jù)與客戶溝通的內(nèi)容，確定貨物品名、生產(chǎn)廠家、型號、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，并通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。
3.完成簽單：雙方溝通確認(rèn)后，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會收到客戶正式的采購訂單文件Purchase Order。
4.確認(rèn)交貨期：訂單確認(rèn)后，業(yè)務(wù)員要及時告知工廠訂單詳情，并要求工廠安排生產(chǎn)計劃，將生產(chǎn)計劃和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。
5.完成業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)員收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6.下達生產(chǎn)通知：
業(yè)務(wù)員在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知，通知工廠按時生產(chǎn)。
如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證；如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬；如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
二、通關(guān)運輸階段
1.驗貨：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間。
2.準(zhǔn)備文件：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件。
3.商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明產(chǎn)品的出口口岸和商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。
4.租船訂倉：
（1）如果跟客人簽定的合同是FOB條款，通?？腿藭付?span id="v7hdl7t" class="candidate-entity-word" data-gid="8056480">運輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯(lián)系，在交貨期兩周前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
（2）如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早確認(rèn)貨運公司或船公司，開船前兩周書面定倉。
（3）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。
5.安排拖柜：
（1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。給拖車公司發(fā)送以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。
（2）給工廠發(fā)送裝車資料，包括：上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。
（3）拿到準(zhǔn)確貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。
6.委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
7.獲得運輸文件：最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容發(fā)送給船運公司或貨運代理；督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單；及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。
8.準(zhǔn)備其他文件：包括商業(yè)發(fā)票、FORM A原產(chǎn)地證書、一般原產(chǎn)地證、裝運通知及裝箱單。
三、交單結(jié)匯階段
1.交單：采用L/C收匯的，要在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上發(fā)送提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
2.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件進行留存一整套，以備日后查用。
3.收集信息：收集運價變動、船期、航線等信息，為日后報價提供幫助。
以上就是為大家整理出的外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程，可以說是將工作內(nèi)容從頭至尾全部覆蓋了。不難發(fā)現(xiàn)，外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作內(nèi)容其實是相當(dāng)多的，但是在真實的職場內(nèi)容中，并不是一個人做所有工作，更多的時候還是協(xié)同作戰(zhàn)，此外工作也分階段性，不同階段做的工作其實并不一樣，所以外貿(mào)新手大可不必?fù)?dān)心。
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